Destruction sécurisée pour vos documents confidentiels

Papiers confidentiels : de quoi s'agit-il ? Pourquoi sécuriser leur destruction ?

Malgré la numérisation de l'économie et de la société, vos employés impriment, reçoivent et jettent chaque jour des dizaines de papiers contenant des informations confidentielles.

De quelle nature sont ces informations ?

• Des informations personnelles : nom, adresse, coordonnées téléphoniques, email, signature, numéro de Sécurité sociale, numéro de compte bancaire, informations médicales, etc.
• Des informations commerciales, financières ou industrielles : informations autour de ventes, de programmes de recherche et développement, données fiscales, secrets de fabrication, informations bancaires ou immobilières, etc.

Les données confidentielles se nichent parfois là où on ne les attend pas. On les retrouve notamment dans les contrats de travail, CV, données prospect, clients ou fournisseurs, informations fiscales, factures ou même photos. Premier bon réflexe à adopter : n’imprimer que les pages strictement nécessaires. C’est bon pour l’environnement et c’est aussi bon pour votre sécurité ! Selon l’ADEME, 16% des impressions ne sont jamais lues, voir jamais récupérées par la personne qui les a lancées. Outre le gaspillage, ce sont autant d’informations potentiellement confidentielles susceptibles d’être lues par des personnes à qui elles n’étaient pas destinées. Deuxième bonne pratique : s’assurer que les documents jetés soient protégés des regards et in fine détruits. Objectif : garantir le « zéro fuite de données ». Pourquoi tant de précaution ? Car la fuite d'une information confidentielle peut être lourde de conséquences. Entre espionnage industriel et économique, usurpation d'identité ou non-respect de la vie privée, les risques sont réels. Sécuriser leur destruction est devenu un impératif que le récent RGPD a renforcé à l'échelle de l'Union européenne.

Vous devez vous mettre en conformité avec le RGPD pour vos documents et archives papier ? Feuilletez sans tarder notre livre blanc « Comment concilier recyclage et protection des données » et passez à l'action.

RGPD : pourquoi il s'applique aux papiers de bureau comportant des données personnelles ?

Entré en vigueur en 2018 dans l'UE, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) encadre le traitement et l'utilisation des données personnelles au sein de tout organisme, public comme privé. Son but : sécuriser les données pour protéger la vie privée des citoyens européens. Les sanctions prévues en cas de non-respect du règlement européen peuvent être très lourdes : jusqu'à 20 millions d'euros d'amende ou 4% du chiffre d'affaires. Si l'on pense en premier lieu aux données numériques, le règlement cible tout autant les données papier. Ainsi, l’élimination de documents papier comportant des données personnelles est bien considérée, sous l’angle du RGPD, comme une opération de traitement de données personnelles. A ce titre, elle doit faire l’objet de mesures techniques et organisationnelles suffisantes pour sécuriser les données imprimées.

Quelques préconisations RGPD en matière de durée de conservation :

• Gestion de la paie ou contrôle des horaires des salariés : 5 ans
• Données prospects : 3 ans à compter du dernier contact
• Données clients : 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale
• CV : 2 ans après le dernier contact avec le candidat

Les entreprises sont invitées à mettre en place une politique de durée de conservation et d'archivage transparente. Une fois les délais fixés dépassés, le désarchivage et la destruction sécurisée des documents cités deviendront obligatoires.

Destruction des papiers : le faire soi-même ou confier cette opération à un prestataire spécialisé ?

Pour de faibles volumes, vous pensez qu’un destructeur individuel de bureau, sous réserve qu’il soit aux normes pourrait suffire... Mais avez-vous envie de confier cette mission à vos employés ? La collecte et la destruction de documents confidentiels sont des tâches exigeantes. Aucune donnée personnelle ou sensible ne doit terminer entre de mauvaises mains. Outre le temps à passer, c’est une lourde responsabilité pour les employés. Lenteur de la machine, bourrage, tâches plus importantes qui attendent... autant de bonnes raisons – ou de bonnes excuses – qui risquent d’amener progressivement les occupants du bureau à ne plus réaliser systématiquement le broyage. Notre conviction chez RECYGO ? Tout geste de tri doit être le plus simple possible, le plus naturel, si l’on veut qu’il perdure dans le temps. C’est vrai pour tous les déchets et c’est encore plus vrai pour les papiers confidentiels. Le broyage de ces papiers est une opération importante pour la sécurité de l’entreprise qui prend du temps : deux bonnes raisons pour la confier à un spécialiste.

Traçabilité et certificat de destruction : des preuves indispensables

Détruire ses papiers confidentiels est une chose, encore faut-il pouvoir prouver que cette destruction a bien eu lieu. Pourquoi ? En cas de sollicitation, voir de litige : toute personne – client, salarié - exerçant ses droits de modification et/ou d'oubli garantis par la loi pourra exiger des preuves. Vous devrez également être en mesure de les produire en cas de contrôle par votre organisme de tutelle, plus particulièrement par la CNIL en charge du contrôle du bon respect du RGPD en France. Si votre entreprise atteint une certaine taille ou si vos bureaux sont répartis sur plusieurs implantations géographiques, vous aurez besoin de preuves pour vous assurer que les mesures techniques et organisationnelles que vous avez mises en place pour protéger vos données papiers sont bien appliquées. Remis par le prestataire spécialisé, un certificat de destruction prouvera que les documents visés ont bien fini en confettis sans ré-exploitation possible, avant d'être recyclés. C'est la garantie que la confidentialité des informations a été respectée jusqu'au bout.

Pourquoi choisir Recygo ?

RECYGO a imaginé, pour les papiers confidentiels, des solutions simples, accessibles pour toutes les entreprises, des plus petites aux plus grandes et notamment pour les entreprises multisites. Ces solutions ont été analysées et validées conformes aux exigences du RGPD par le cabinet Haas Avocats, spécialiste RGPD triplement certifié par la CNIL.
Les solutions RECYGO pour la protection et la destruction les papiers confidentiels s’appuient sur 4 éléments clés :

• Des contenants exclusifs, à sceller, pour protéger au quotidien vos papiers des regards indiscrets : les kadnabox
• Un système exclusif de traçabilité : chaque kadnabox comporte un identifiant unique. Cet identifiant est scanné par le facteur lors de la collecte, puis à l’arrivée sur le site de traitement, juste avant le broyage. Ce double scannage garantit une traçabilité de chaque kadnabox et permet l’édition d’un certificat de destruction individualisé.
• Un réseau de broyeurs agrémentés selon la norme DIN 66399, et adaptés au niveau de sécurité requis pour vos papiers. Sur le lieu de leur destruction, les documents sont déchiquetés dans une zone sécurisée, et par du personnel soumis à un accord de confidentialité
• Depuis votre espace client sécurisé, vous accédez en quelques clics à votre certificat de destruction et vos attestations.

Pour les grands sites de bureaux, RECYGO peut construire avec vous des solutions adaptées à de très gros volumes de papier, tout en vous garantissant le même niveau de sécurité.
Vous avez besoin de vous mettre en conformité avec le RGPD pour vos documents papier ? Recygo vous accompagne pour construire la solution adaptée à votre entreprise, quelle que soit sa taille. Contactez-nous !