Destruction d'archives et de documents confidentiels

Destruction d'archives confidentielles : le désarchivage en toute sécurité pour votre entreprise

Destruction d'archives : quels sont les types de documents concernés ?

En France, la loi oblige les organisations telles que les entreprises à détruire tout document contenant des informations confidentielles afin d'en empêcher la reproduction et la diffusion illégale.

En vigueur depuis 2018 dans l'Union européenne, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) a renforcé les obligations en la matière. « Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » est désormais strictement protégée par le RGPD. Ces données, précise le texte, doivent être « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ». Leur destruction sécurisée devient dès lors une obligation stricte. La responsabilité de l'entreprise ou de l'organisation détentrice d'archives est ici engagée.

Après combien de temps d'archivage doit-on se débarrasser d'anciens documents ? Quelques exemples ci-dessous !

Après 3 ans pour les coordonnées d'un prospect ne répondant à aucune sollicitation,
5 ans pour des fiches de paie,
10 ans pour un dossier médical.

Qu'est-ce que la norme de sécurité DIN 66399 ?

La norme DIN 66399 (ISO/IEC 21964) s'applique aux destructeurs de documents confidentiels et d'archives administratives. Une entreprise spécialisée dans la destruction d'archives contenant des données individuelles doit s'y référer.

Applicable à tout types de support, du papier au numérique en passant par les films, la norme DIN 66399 propose trois classes de protection (normale, élevée, très élevée), englobant sept niveaux de sécurité. Pour le papier, un destructeur de niveau P1, le plus bas, déchiquettera un document sous la forme de bandes de 12 mm de largeur maximum, contre des particules de 5 mm2 maximum pour le niveau P7.

Quelle est la durée légale de conservation d'un document confidentiel ?

Au sein de l'Union européenne, c'est le Règlement général sur la protection des données (RGPD) qui donne désormais le la ! Entré en vigueur en France en 2018, ce texte détermine le cadre légal du traitement et de la conservation de toute information à caractère personnel. Qu'elles soient en papier ou au format numérique, les archives d'entreprises regorgent de données sensibles protégées. Pour éviter leur exploitation illégale ou des « fuites », le RGPD en limite la durée de conservation.

L'article 5 du règlement stipule ainsi que « les données à caractère personnel doivent être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ».

Puisqu'aucune durée précise n'est ici mentionnée, il appartient à chaque organisme de fixer des délais de conservation raisonnables au regard de son activité mais aussi des textes de loi fixant des obligations de conservation minimale pour certains documents d'entreprise

Pour les aider, la CNIL, l’organisme en charge de la bonne application du RGPD en France, émet des préconisations en matière de durée maximale de conservation des données personnelles, par exemple :

CV : 2 ans après le dernier contact avec le candidat,
Données prospects : 3 ans après le dernier contact,
Données clients : 3 ans après la fin de la relation commerciale.

Notons enfin que le RGPD fixe des exceptions. Il est possible de stocker plus longtemps des données personnelles « traitées exclusivement à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques ».

Destruction d'archives papiers : le faire soi-même ou confier cette opération à un prestataire spécialisé ?

Pour de faibles volumes, vous pensez qu’un destructeur individuel de bureau, sous réserve qu’il soit aux normes pourrait suffire... Mais avez-vous envie de confier cette mission à vos employés ? La collecte et la destruction de documents confidentiels sont des tâches exigeantes. Aucune donnée personnelle ou sensible ne doit terminer entre de mauvaises mains. Outre le temps à passer, c’est une lourde responsabilité pour les employés. Lenteur de la machine, bourrage, tâches plus importantes qui attendent... autant de bonnes raisons – ou de bonnes excuses – qui risquent d’amener progressivement les occupants du bureau à ne plus réaliser systématiquement le broyage. Notre conviction chez RECYGO ? Tout geste de tri doit être le plus simple possible, le plus naturel, si l’on veut qu’il perdure dans le temps. C’est vrai pour tous les déchets et c’est encore plus vrai pour les papiers confidentiels. Le broyage de ces archives ou de ces papiers sensibles est une opération importante pour la sécurité de l’entreprise qui prend du temps : deux bonnes raisons pour la confier à une société spécialiste de la collecte et destruction de documents confidentiels en entreprise.

Traçabilité et certificat de destruction des archives : des preuves indispensables

Détruire ses archives et papiers confidentiels est une chose, encore faut-il pouvoir prouver que cette destruction a bien eu lieu. Pourquoi ? En cas de sollicitation, voir de litige : toute personne – client, salarié - exerçant ses droits de modification et/ou d'oubli garantis par la loi pourra exiger des preuves. Vous devrez également être en mesure de les produire en cas de contrôle par votre organisme de tutelle, plus particulièrement par la CNIL en charge du contrôle du bon respect du RGPD en France. Si votre entreprise atteint une certaine taille ou si vos bureaux sont répartis sur plusieurs implantations géographiques, vous aurez besoin de preuves pour vous assurer que les mesures techniques et organisationnelles que vous avez mises en place pour protéger vos données papiers sont bien appliquées. Remis par le prestataire spécialisé, un bordereau de destruction prouvera que les archives et documents visés ont bien fini en confettis sans ré-exploitation possible, avant d'être recyclés. C'est la garantie que la confidentialité des informations a été respectée jusqu'au bout.

Pourquoi choisir Recygo pour la destruction confidentielle de vos archives et papiers en entreprise ?

RECYGO a imaginé, pour les archives et papiers confidentiels, des solutions simples, accessibles pour toutes les entreprises, des plus petites aux plus grandes et notamment pour les entreprises multisites. Ces solutions ont été analysées et validées conformes aux exigences du RGPD par le cabinet Haas Avocats, spécialiste RGPD triplement certifié par la CNIL.

Nos services de destruction confidentielle d'archives et de documents sensibles en entreprise s'appuient sur 4 éléments clés :

Des contenants exclusifs, à sceller, pour protéger au quotidien vos papiers des regards indiscrets : les Kadnabox,
Un système exclusif de traçabilité : chaque Kadnabox comporte un identifiant unique. Cet identifiant est scanné par le facteur lors de la collecte, puis à l’arrivée sur le site de traitement, juste avant le broyage. Ce double scannage garantit une traçabilité de chaque Kadnabox et permet l’édition d’un certificat de destruction individualisé,
Un réseau de broyeurs agrémentés selon la norme DIN 66399, et adaptés au niveau de sécurité requis pour vos papiers. Sur le lieu de leur destruction, les documents sont déchiquetés dans une zone sécurisée, et par du personnel soumis à un accord de confidentialité,
Depuis votre espace client sécurisé, vous accédez en quelques clics à votre certificat de destruction et vos attestations.

Pour les grands sites de bureaux, RECYGO peut construire avec vous des solutions adaptées à de très gros volumes de papier, tout en vous garantissant le même niveau de sécurité.

Vous avez besoin de vous mettre en conformité avec le RGPD pour vos documents papier ? Recygo vous accompagne pour construire la solution adaptée à votre entreprise, quelle que soit sa taille. Contactez-nous !