Destruction d'archives

Destruction d'archives papier : pourquoi faire appel à un prestataire spécialisé ?

Un gain de temps pour vous ou vos employés

Pour de faibles volumes, vous pensez qu’un destructeur individuel de bureau, sous réserve qu’il soit aux normes pourrait suffire... Mais avez-vous envie de confier cette mission à vos employés ? La collecte et la destruction de documents confidentiels sont des tâches exigeantes. Aucune donnée personnelle ou sensible ne doit terminer entre de mauvaises mains. Outre le temps à passer, c’est une lourde responsabilité pour les employés.

Le broyage de ces archives ou de ces papiers sensibles est une opération importante pour la sécurité de l’entreprise et qui prend du temps : deux bonnes raisons pour faire appel à un prestataire spécialiste de la collecte et destruction de documents confidentiels en entreprise.

Un certificat de destruction de documents confidentiels, indispensable en cas de contrôle

Détruire des archives confidentielles ne suffit pas : il faut pouvoir en apporter la preuve. En cas de litige ou de contrôle (notamment par la CNIL pour le respect du RGPD), un bordereau de destruction remis par un prestataire spécialisé garantit que les documents ont été éliminés, selon la norme din 66399 sans ré-exploitation possible. Cette traçabilité est essentielle pour une bonne gestion des données et pour démontrer que vos mesures de protection sont bien appliquées, surtout dans les entreprises multi-sites.

Vous avez besoin de détruire vos archives en Bretagne, à Paris, Marseille ou Bordeaux : nous intervenons partout en France !

Avec RECYGO, simplifiez-vous la vie avec nos formules « tout inclus » et adaptées à vos besoins : volumes à déstocker, niveau de confidentialité, budget… Vous trouverez forcément la solution idéale.

Combien de temps faut-il conserver les archives et quelles sont les obligations légales ?

La durée de conservation des archives d’entreprise ne dépend pas d’une loi unique, mais d’un ensemble de textes juridiques. Selon la nature des documents, les obligations peuvent relever notamment du Code civil, du Code du commerce, du Code général des impôts, du Code du travail, du Code de la sécurité sociale ou encore du Code des assurances.

Ces textes définissent des durées minimales de conservation, à l’issue desquelles les documents peuvent - et doivent - être détruits dans des conditions sécurisées et conformes à la réglementation.

La destruction d’archives administratives publiques : un cas particulier sous haute surveillance

Archives publiques : qui est concerné ?

Une archive publique se définit comme tout document qui procède de l’activité des donneurs d'ordres, dans le cadre de leur mission de service public :

• De l’État,

• Des collectivités territoriales,

• Des établissements publics et des autres personnes morales de droit public,

• Des personnes morales de droit privé chargées d’une mission de service public.

Quels sont les moyens techniques pour sécuriser une opération de désarchivage ?

Où détruire ses documents comportant des données personnelles ?

Détruire sur place ou sur un site externe, confier la destruction des papiers à ses employés ou à un prestataire spécialisé dans les services de destruction d'archives ? Quelles sont les méthodes et processus de destruction, avec leurs avantages et leurs inconvénients.

Le broyeur individuel ou collectif

Installé près des bureaux, il permet une destruction immédiate des documents par l’employé, pratique pour les petites structures. Mais cette solution présente des inconvénients majeurs : perte de temps, oublis fréquents, absence de preuve de destruction, coût élevé (achat, entretien, temps passé) et inadaptation pour des campagnes d’archives.

Côté recyclage du papier, le risque est important : les confettis ou lanières issus des broyeurs finissent souvent dans les ordures ménagères, donc enfouis ou incinérés. Même lorsqu’ils sont jetés dans un bac recyclage, leur petite taille les rend souvent impropres au tri industriel, ce qui compromet la valorisation des fibres.