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Désarchivage et destruction de documents confidentiels

Que faire de tous ces documents encombrant les placards, les salles d'archives ou les sous-sols de votre entreprise ou de votre collectivité ? Une solution existe : le désarchivage, appelé également déstockage d'archives. A la clé notamment, un gain d'espace parfois surprenant. Mais attention ! On ne désarchive pas ses locaux à l'improviste.

Pour assurer a la fois un recyclage complet des documents et la plus stricte confidentialité autour des informations confidentielles qu'il recèlent, mieux vaux confier leur destruction a une entreprise spécialisée comme Recygo.

DANS CE DOSSIER, RETROUVEZ :

Quels sont les avantages du désarchivage ?

Désarchiver, c'est avant tout s'alléger. Un désarchivage de qualité permet de :

  • Réaliser un gain de place parfois spectaculaire:

recycler archives

Une entreprise sous-estime souvent le volume occupé par ses archives et notamment par certains documents qu'elle n'est même plus tenue de conserver. Désarchiver permet de gagner de précieux m2. Pour une structure en plein essor, ces m2 de bureaux en plus peuvent faciliter l'accueil de nouveaux employés ou contribuer à améliorer les conditions de travail. Au vu des prix élevés des surfaces professionnelles aujourd'hui, le désarchivage revêt par conséquent un intérêt économique certain, d'autant plus qu'il permet aussi d'éviter de futurs coûts de stockage.

  • Réaliser un geste écologique

En papier ou en carton, vos archives sont généralement recyclables à 100%. En désarchivant, vous permettez de valoriser des kilos de documents devenus inutiles en leur offrant une seconde vie grâce au recyclage. Faut-il le rappeler, la production de papier recyclé nécessite 7 fois moins d'énergie et 20 fois moins d'eau que la production de papier à partir de bois !

  • Se protéger des fuites d'information

La numérisation de l'économie est loin d'avoir fait disparaître les archives papier. Or beaucoup d'entre elles contiennent des informations confidentielles, voire même personnelles. Si celles-ci venaient à tomber entre de mauvaises mains, les risques seraient élevés : usurpation d'identité, espionnage économique, divulgation, reproduction illégale de données personnelles... Confier le désarchivage à une société spécialisée comme Recygo, c'est aussi assurer la sécurité de son entreprise, de ses employés et de ses clients.

archives confidentielles

Destruction confidentielle : le désarchivage en toute sécurité pour votre entreprise

Quels sont les types de documents à détruire ?

En France, la loi oblige les organisations telles que les entreprises à détruire tout document contenant des informations confidentielles afin d'en empêcher la reproduction et la diffusion illégale.

En vigueur depuis 2018 dans l'Union européenne, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) a renforcé les obligations en la matière. « Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » est désormais strictement protégée par le RGPD. Ces données, précise le texte, doivent être « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ». Leur destruction sécurisée devient dès lors une obligation stricte. La responsabilité de l'entreprise ou de l'organisation détentrice d'archives est ici engagée.

Après combien de temps d'archivage doit-on se débarrasser d'anciens documents ? Par exemple, après 3 ans pour les coordonnées d'un prospect ne répondant à aucune sollicitation, 5 ans pour des fiches de paie ou encore 10 ans pour un dossier médical.

Qu'est-ce que la norme de sécurité DIN 66399 ?

La norme DIN 66399 (ISO/IEC 21964) s'applique aux destructeurs de documents. Une entreprise spécialisée dans la destruction d'archives contenant des données individuelles doit s'y référer.

Applicable à tous types de support, du papier au numérique en passant par les films, la norme DIN 66399 propose trois classes de protection (normale, élevée, très élevée), englobant sept niveaux de sécurité. Pour le papier, un destructeur de niveau P1, le plus bas, déchiquettera un document sous la forme de bandes de 12 mm de largeur maximum, contre des particules de 5 mm2 maximum pour le niveau P7.

RGPD

Quelle est la durée de conservation d'un document confidentiel ?

Au sein de l'Union européenne, c'est le Règlement général sur la protection des données (RGPD) qui donne désormais le la ! Entré en vigueur en France en 2018, ce texte détermine le cadre légal du traitement et de la conservation de toute information à caractère personnel. Qu'elles soient en papier ou au format numérique, les archives d'entreprises regorgent de données sensibles protégées. Pour éviter leur exploitation illégale ou des « fuites », le RGPD en limite la durée de conservation.

L'article 5 du règlement stipule ainsi que « les données à caractère personnel doivent être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ».

Puisque aucune durée précise n'est ici mentionnée, il appartient à chaque organisme de fixer des délais de conservation raisonnables au regard de son activité mais aussi des textes de loi fixant des obligations de conservation minimale pour certains documents d'entreprise

Pour les aider, la CNIL, l’organisme en charge de la bonne application du RGPD en France, émet des préconisations en matière de durée maximale de conservation des données personnellespar exemple :

  • CV : 2 ans après le dernier contact avec le candidat
  • Données prospects : 3 ans après le dernier contact
  • Données clients : 3 ans après la fin de la relation commerciale 

Notons enfin que le RGPD fixe des exceptions. Il est possible de stocker plus longtemps des données personnelles « traitées exclusivement à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques ».

Livre blanc

Déménagement : les bonnes pratiques pour faire le vide dans vos archives obsolètes

Définissez une politique d'archivage rigoureuse

Une véritable politique d'archivage (ou Records Management), permet d'optimiser l'espace, clarifier les flux, simplifier les process et alléger les tâches fastidieuses et les pertes de temps.

Elle comprend une méthodologie de classement et de rangement capable de renforcer la traçabilité des documents et de minimiser le risque de perte de données. Elle détermine notamment les catégories de documents (fiscaux, bancaires, clientèle, personnel de l'entreprise...), les modes de classement (alphabétique ou chronologique), ou encore le matériel le plus adapté à l'archivage (dossiers, classeurs, boîtes, coffres...).

Un déménagement ? C'est le moment de trier !

Un déménagement à venir est le moment idéal pour lancer un inventaire et un tri de ses archives. Objectif : transférer les archives qui doivent être conservées et purger les papiers obsolètes, inutiles ou contenant des données personnelles et confidentielles. Une fois le tri réalisé, vous devrez organiser l'évacuation et la destruction en vue du recyclage, de cette masse de documents parfois considérable.

Comment estimer son volume d'archives à évacuer ?

Avant de lancer une opération de désarchivage, il est primordial de mesurer le volume d'archives dont vous allez vous débarrasser. Dans ce cas, l'unité de mesure courante est le mètre linéaire (et par extension le kilomètre linéaire). Un mètre linéaire correspond à la quantité de documents rangés sur une surface d’un mètre de longueur. Il contient entre 5 000 et 10 000 feuilles environ. Un kilomètre d'archives occupe quant à lui en moyenne un espace de 170 m2 équipé de rayonnage fixe.

Le mètre cube est également utilisé pour mesurer des volumes d'archives. En général, un m3 représente environ 10 mètres linéaires, soit un poids de plus de 300 kilos !

Commencez par calculer le métrage linéaire qu'occupent vos archives à évacuer, puis convertissez-le en mètres cubes, ce qui donnera une idée du nombre de sacs, bacs, conteneurs ou bennes à mobiliser.

calculateur

Recygo, des solutions de désarchivage pour votre entreprise

Chez Recygo, nous proposons des solutions de désarchivage « clé en main » à partir de 130 € tout compris.

destruction confidentielle

Besoin de respecter la plus stricte confidentialité ? Optez pour la deuxième formule, qui intègre des sacs pilons à sceller et vous garantit une destruction intégrale des archives dès leur réception dans nos centres spécialisés. A chaque opération, Recygo vous remettra un certificat de destruction.

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desarchivage

Vos archives ne sont ni confidentielles ni volumineuses ? La première formule est idéale pour les volumes réduits (dès 330 litres). Votre facteur vous livre vos chariots roulants, faciles à déplacer dans vos locaux et qui vous permettent de jeter efficacement vos archives. Une fois les chariots pleins, c'est encore votre facteur qui vous en débarrasse, entre 2 et 12 jours plus tard selon vos exigences. Vos archives sont ensuite acheminées vers l'un de nos centres de tri pour y être recyclées.

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benne

Enfin, pour les volumes importants, Recygo organise la collecte en bennes de 15m3.

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desarchivage RECYGO

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