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Désarchivage et destruction de documents confidentiels

Que faire de tous ces documents encombrant les placards, les salles d'archives ou les sous-sols de votre entreprise ou de votre collectivité ? Une solution existe : le désarchivage, appelé également déstockage d'archives. A la clé notamment, un gain d'espace parfois surprenant. Mais attention ! On ne désarchive pas ses locaux à l'improviste.

Pour assurer a la fois un recyclage complet des documents et la plus stricte confidentialité autour des informations sensibles qu'il recèlent, mieux vaux confier leur destruction a une entreprise spécialisée comme Recygo.

Quels sont les avantages du désarchivage ?

Désarchiver, c'est avant tout s'alléger. Un désarchivage de qualité permet de :

  • Réaliser un gain de place parfois spectaculaire:

Une entreprise sous-estime souvent le volume occupé par ses archives et notamment par certains documents qu'elle n'est même plus tenue de conserver. Désarchiver permet de gagner de précieux m2. Pour une structure en plein essor, ces m2 de bureaux en plus peuvent faciliter l'accueil de nouveaux employés ou contribuer à améliorer les conditions de travail. Au vu des prix élevés des surfaces professionnelles aujourd'hui, le désarchivage revêt par conséquent un intérêt économique certain, d'autant plus qu'il permet aussi d'éviter de futurs coûts de stockage.

  • Réaliser un geste écologique

En papier ou en carton, vos archives sont généralement recyclables à 100%. En désarchivant, vous permettez de valoriser des kilos de documents devenus inutiles en leur offrant une seconde vie grâce au recyclage. Faut-il le rappeler, la production de papier recyclé nécessite 7 fois moins d'énergie et 20 fois moins d'eau que la production de papier à partir de bois !

  • Se protéger des fuites d'information

La numérisation de l'économie est loin d'avoir fait disparaître les archives papier. Or beaucoup d'entre elles contiennent des informations confidentielles, voire même sensibles. Si celles-ci venaient à tomber entre de mauvaises mains, les risques seraient élevés : usurpation d'identité, espionnage économique, divulgation, reproduction illégale de données personnelles... Confier le désarchivage à une société spécialisée comme Recygo, c'est aussi assurer la sécurité de son entreprise, de ses employés et de ses clients.

Quels sont les types de documents concernés?

En France, la loi oblige les organisations telles que les entreprises à détruire tout document contenant des informations confidentielles afin d'en empêcher la reproduction et la diffusion illégale.

En vigueur depuis 2018 dans l'Union européenne, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) a renforcé les obligations en la matière. « Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » est désormais strictement protégée par le RGPD. Ces données, précise le texte, doivent être « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ». Leur destruction sécurisée devient dès lors une obligation stricte. La responsabilité de l'entreprise ou de l'organisation détentrice d'archives est ici engagée.

Après combien de temps d'archivage doit-on se débarrasser d'anciens documents ? Par exemple, après 3 ans pour les coordonnées d'un prospect ne répondant à aucune sollicitation, 5 ans pour des fiches de paie ou encore 10 ans pour un dossier médical.

Comment procéder au désarchivage des documents ?

Qu'il s'agisse d'archives modestes ou de volumes importants, la meilleure solution consiste toujours à confier le désarchivage de ses locaux à une entreprise spécialisée et responsable comme Recygo.

Nous déposons chez nos clients, à la date de leur choix, des matériels pour déposer les documents à désarchiver. Tous les employés, ou ceux affectés à cette tâche, n'ont pour mission que de les remplir ! Recygo s'occupe ensuite du reste : le retrait des documents obsolètes, leur acheminement vers les centres de tri, leur destruction sécurisée et leur recyclage.

Destruction confidentielle : le désarchivage en toute sécurité

La plus grande prudence s'impose en présence d'archives contenant des informations confidentielles. Si vous souhaitez vous débarrasser de documents de cette nature, Recygo propose une solution de confidentialité garantie du début à la fin, depuis la collecte jusqu'à la destruction, à un niveau de sécurité P3 ou P4 selon la norme DIN 66399, la référence en la matière en France.

Recygo, des solutions de désarchivage pour votre entreprise

Chez Recygo, nous proposons des solutions de désarchivage « clé en main » à partir de 130 € tout compris.

Comment ça marche ? Recygo met à votre disposition un ou plusieurs contenants de tri, pendant 2 à 12 jours selon vos besoins. Au moment de la commande, vous choisissez la date de livraison et la date de collecte. Recygo s'adapte naturellement à la taille de votre entreprise et au volume de vos archives à détruire.

Au menu, trois formules : en chariots roulants à faire circuler dans les locaux, en chariots roulants avec option destruction confidentielle, ou en benne de 15m3 pour les plus gros volumes.

Vos archives ne sont ni sensibles ni volumineuses ? La première formule est idéale pour les volumes réduits (dès 330 litres). Votre facteur vous livre vos chariots roulants, faciles à déplacer dans vos locaux et qui vous permettent de jeter efficacement vos archives. Une fois les chariots pleins, c'est encore votre facteur qui vous en débarrasse, entre 2 et 12 jours plus tard selon vos exigences. Vos archives sont ensuite acheminées vers l'un de nos centres de tri pour y être recyclées.

Besoin de respecter la plus stricte confidentialité ? Optez pour la deuxième formule, qui intègre des sacs pilons à sceller et vous garantit une destruction intégrale des archives dès leur réception dans nos centres spécialisés. A chaque opération, Recygo vous remettra un certificat de destruction.

Enfin, pour les volumes importants, Recygo organise la collecte en bennes de 15m3.

Comment estimer mon volume d’archives ?

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