Vos papiers de bureaux sont précieux à double titre : ils peuvent être recyclés et ils comportent des données confidentielles, personnelles, stratégiques, etc. Ils méritent mieux que la corbeille ! Avec RECYGO, optez pour des contenants sécurisés, une destruction certifiée et un recyclage en France ! Découvrez nos solutions, pour tous les bureaux et tous les budgets, disponibles partout en France pour détruire les documents confidentiels.
Jeter ses papiers de bureau dans une corbeille, cela peut paraître anodin… et pourtant, ce simple geste peut être lourd de conséquences. De la corbeille, les papiers sont généralement transférés par les équipes de ménage dans des bacs accessibles à tous. Les risques sont alors multiples, allant de la fuite d’informations stratégiques à la plainte d’un client ou d’un usager qui retrouverait ses données personnelles dans la rue.
A ce sujet, l’article 226-22 du code pénal est très clair : " Le fait, par toute personne qui a recueilli, (…) des données à caractère personnel dont la divulgation aurait pour effet de porter atteinte à la considération de l'intéressé ou à l'intimité de sa vie privée, de porter, sans autorisation de l'intéressé, ces données à la connaissance d'un tiers qui n'a pas qualité pour les recevoir est puni de cinq ans d'emprisonnement et de 300 000 Euros d'amende ».
Concrètement, comment peut-on faire pour recycler ses papiers de bureaux tout en protégeant ses données et en assurant la destruction de documents confidentiels ? Le RGPD, applicable depuis 2018, énonce des obligations claires.
Il est important de définir et de formaliser par écrit les mesures techniques et organisationnelles retenues pour assurer la sécurité des opérations de tri, d’entreposage, de collecte et de recyclage des papiers de bureaux. Ces mesures doivent être proportionnées aux risques : par exemple, les papiers issus des bureaux d’une Direction des Ressources Humaines devront faire l’objet d’une vigilance accrue.
La formalisation écrite permettra, en cas de contrôle, de démontrer les mesures entreprises pour se mettre en conformité avec la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel. Elle peut faire l’objet d’une procédure dans une grande entreprise encadrée par un système de management de la qualité ou d’une simple note à destination du personnel.
La sensibilisation des salariés aux mesures de destruction des papiers à mettre en œuvre dans l’entreprise est un enjeu fondamental : les salariés doivent être au fait des risques liés à une fuite de données à caractère personnel et de l’ensemble des mesures mises en place par l’entreprise pour y remédier.
Il convient d’engager des actions de sensibilisation auprès de vos salariés pour leur faire prendre conscience des enjeux liés à la sécurisation des données à caractère personnel, de préciser les enjeux d’une telle protection, et de leur communiquer les consignes à appliquer pour sécuriser et détruire les papiers de bureaux à recycler.
SI la collecte et/ou la destruction des papiers comportant des données confidentielles est confiée à un prestataire, cette délégation doit faire l’objet d’un contrat (ou un autre acte juridique) devant impérativement prévoir certaines mentions prévues au sein de l’article 28 du RGPD.
Ce contrat devra notamment prévoir que le prestataire :
L’entrée en vigueur du RGPD a fait émerger la notion d’« accountability ». Il s’agit de l’obligation pour les entreprises de mettre en œuvre des mécanismes et des procédures internes permettant de démontrer le respect des règles relatives à la protection des données et à la durée de conservation des documents d’entreprise.
En matière de données papiers, le responsable de traitement est donc notamment tenu d’attester de la destruction des documents. La solution la plus simple est de confier la destruction à un prestataire sous-traitant et d’exiger de lui, agissant comme tiers certificateur, un certificat de destruction.
Détruire sur place ou sur un site externe, confier la destruction des papiers à ses employés ou à un prestataire spécialisé… On fait le tour des différentes options, avec leurs avantages et leurs inconvénients.
Au pied de chaque bureau ou mutualisé, il permet à chaque employé de détruire lui-même les papiers qu’il manipule. Pratique, surtout pour les petites structures, il offre un bon niveau de sécurité puisqu’il permet – en théorie - une destruction immédiate du document, directement par la personne concernée.
Il présente néanmoins plusieurs inconvénients : perte de temps et dysfonctionnements fréquents sont les deux raisons principales qui amènent les employés à « oublier » de broyer leurs documents… et donc à ne pas détruire les données.
Cette solution présente un très bon niveau de sécurité et un aspect rassurant dû au fait que les papiers et donc les précieuses données qu’ils comportent, sont détruits sans sortir des locaux.
De plus, la destruction est réalisée par un prestataire qui, agissant en qualité de tiers-certificateur, est en capacité de délivrer un certificat de destruction : preuve précieuse en cas de contrôle.
Son principal inconvénient : elle nécessite le déplacement d’un véhicule et d’un broyeur de grosse capacité, pour un budget conséquent, ce qui en fait une solution qu’il est préférable de réserver à des campagnes de destruction d’archives ou de volumes importants de papiers.
Une solution pratique et fiable, mais en pratique réservée aux grosses structures et aux grandes agglomérations.
Un bon compromis pour concilier simplicité de mise en œuvre et bon niveau de sécurité pour un budget raisonnable, au quotidien aussi bien que pour des opérations de déstockage.
Les employés ont à leur disposition des contenants de tri dédiés dans lesquels ils déposent les papiers à détruire. Les contenants sont collectés par un prestataire qui en assure la destruction sur une unité de broyage industrielle.
La fiabilité de cette méthode repose bien sûr essentiellement sur celle du prestataire qui doit être choisi avec soin, et avec lequel il convient de signer un contrat de sous-traitance spécifiant notamment les mesures de sécurité mises en œuvre et des engagements strictes de respect de la confidentialité des données, d’exiger des preuves de destruction pour chaque prise en charge (certificat de destruction).
La kadnabox est une boite en carton destinée à protéger les papiers confidentiels, au sein des bureaux où ils sont triés, pendant le transport et jusqu’au centre de traitement. Il s’agit d’un modèle déposé dont l’utilisation est exclusivement réservée à RECYGO.
Une fois montée, la kadnabox ne peut plus être ouverte sans être déchirée ou endommagée, ce qui rendrait visible toute tentative de récupération de papiers insérés à l’intérieur. Il est conseillé de conserver la kadnabox en cours de remplissage ou en attente de collecte dans un placard ou un local fermé, de sorte à prévenir tout risque de malveillance.
Lorsqu’elle est pleine, il suffit de sceller la languette de fermeture en vue de la collecte.
Chaque kadnabox comporte un identifiant unique qui permet à RECYGO de tracer la collecte et la destruction de chaque contenant. Cet identifiant est scanné à 2 reprises :
Ce broyage a lieu dans une zone sécurisée, dont l’accès est limité aux opérateurs ayant signé un accord de confidentialité, dans un broyeur agréé selon la norme DIN 66399. Une fois détruit, le papier ne peut plus être reconstitué.
L’accès à la liste de toutes les kadnabox collectées et broyées est disponible en ligne sur l’espace client Recygo et permet l’édition de certificats de destruction, conformément à l’exigence de preuve induite par le RGPD.
L’usage de la kadnabox présente de nombreux avantages : en outre, à usage individuel, la kadnabox favorise l’appropriation des bons gestes par chacun et une responsabilisation des employés.
Le Koffre imaginé par RECYGO est un contenant exclusif qui permet d’entreposer sous clé les papiers destinés à la destruction. En bois, fabriqué en France, il est robuste… et durable !
Le offre a été conçu pour accueillir les bacs de collecte de La Poste. Verrouillé par un code à 4 chiffres, il ne peut être ouvert que par le facteur en charge de la collecte des papiers à détruire qui accède au code via son terminal digital « Facteo ». Ce dernier lui sert également à scanner le code-barre du bac collecté pour en assurer la traçabilité jusqu’à sa destruction chez Nouvelle Attitude.
Les certificats de destruction des papiers sont accessibles en quelques clics dans l’espace multiservices du client.
RECYGO a créé le Koffre pour rendre accessible à toutes les entreprises et tous les organismes publics une solution de protection renforcée des papiers à détruire. En effet, ce type de solution était jusqu’ici réservé aux gros sites et aux grandes agglomérations.
Avec RECYGO, la collecte ultra sécurisée des papiers devient accessible à tous, partout en France !
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nos équipes sont à votre écoute au 01 73 28 40 30.
