Déménagement, obligation réglementaire, ménage de printemps…. Le débarras d’archives revient régulièrement dans la vie des entreprises. Avec RECYGO, simplifiez-vous la vie avec nos formules « tout inclus » et adaptées à vos besoins : volumes à déstocker, niveau de confidentialité, budget… Vous trouverez forcément la solution idéale.
La réponse à cette question n’est pas simple : de nombreux textes régissent les obligations de conservation puis de destruction des documents.
Qu'il s'agisse d'une facture fournisseur, d'un registre comptable ou de bulletins de paie, la loi oblige toutes les entreprises et les entités publiques à archiver un certain temps les documents produits ou reçus dans le cadre de leur activité. Si elles ne sont n’êtes pas en capacité de les fournir en cas de contrôle de l'administration, c'est simple : elles sont en faute.
La durée de conservation des documents d'entreprise ne dépendent pas d'une Loi en particulier, mais d'un ensemble de textes juridiques, parmi lesquels le Code civil, le Code du commerce, le Code général des impôts, le Code du travail, le Code de la sécurité sociale ou encore le Code des assurances.
Quelques exemples ci-dessous !
En matière de comptabilité, le délai légal de conservation des livres, registres et pièces comptables (livre-journal, grand livre, livre d'inventaire, bilan, compte de résultat, annexe...), ainsi que toutes les pièces comptables justificatives, est de 10 ans après la clôture de l'exercice.
La durée de conservation des est de 6 ans à partir de la dernière opération ou à partir de la date à laquelle le document a été établi. Il s'agit de toutes les pièces contrôlables par l'administration fiscale, comme les documents concernant : l'impôt sur le revenu (IR), l'impôt sur les sociétés (IS), les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non-commerciaux (BNC) ou les bénéfices agricoles (BA), mais aussi les impôts locaux (taxe foncière), la Cotisation foncière des entreprises (CFE), la Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) , sans oublier la TVA.
Les bulletins de paie doivent être conservés 5 ans, tout comme les contrats de travail, les documents ayant trait aux salaires, primes, régime de retraite, ou encore le registre unique du personnel (5 ans après le départ du salarié).
Un contrat commercial doit être conservé au moins 5 ans, mais le délai est porté à 10 ans s'il s'agit d'un contrat de plus de 120€ conclu par voie électronique.
Les bons de commande ou bons de livraison, ainsi que tout élément d'une correspondance commerciale, sont à archiver pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable.
D'autres délais de conservation sont à connaître : documents de transport de marchandises (5 ans), déclarations en douane (3 ans), garantie pour les biens ou services au consommateur (2 ans).
La plupart des documents sociaux doivent être accessibles pendant 5 ans. C'est le cas notamment des statuts d'une société commerciale. En revanche, les convocations, feuilles de présence, pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d'administration, sont à archiver 3 ans minimum.
Le délai de conservation des documents relatifs à la propriété intellectuelle (dépôts de brevet, de marque, de dessin ou de modèle) est de 5 ans à compter de la fin de la protection. Le dossier d'un avocat doit également être conservé 5 ans à partir de la fin du mandat.
Enfin, une police ou un contrat d'assurance doit être archivé jusqu'à 2 ans après sa résiliation.
Un contrat d'acquisition ou de cession d'un bien immobilier ou foncier doit être conservé pendant 30 ans.
Le délai de conservation pour un contrat de location (contrat de bail commercial) après la fin du bail est de 5 ans.
Les talons de chèque ou relevés bancaires sont à conserver 5 ans.
En France, la loi oblige les organisations telles que les entreprises à détruire tout document contenant des informations confidentielles afin d'en empêcher la reproduction et la diffusion illégale.
Certaines archives peuvent être conservées sans limitation de durée : mais pas – sauf rares exceptions – si elles comportent des données personnelles. En vigueur depuis 2018 dans l'Union européenne, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) a renforcé les obligations en la matière. « Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » est désormais strictement protégée par le RGPD. Ces données, précise le texte, doivent être « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ». Leur destruction sécurisée devient dès lors une obligation stricte. La responsabilité de l'entreprise ou de l'organisation détentrice d'archives est ici engagée.
Quelques préconisations, énoncées par la CNIL, en matière de durée de conservation :
Par conséquent, les entreprises sont invitées à mettre en place une politique de durée de conservation et d'archivage transparente et rigoureuse. Passé les délais fixés, le désarchivage et la destruction sécurisée des documents papier deviendront indispensables.
Une archive publique se définit comme tout document qui procède de l’activité, dans le cadre de leur mission de service public :
Avant tout élimination, la personne responsable du service où le document a été produit ou reçu doit saisir l’administration des archives.
Pour permettre au directeur de l’administration des archives de statuer, le détenteur des archives à détruire transmet un bordereau d’élimination, comprenant un descriptif des documents à éliminer. L’administration des archives fournit le modèle de bordereau, mais sa rédaction reste à la charge de l’entité qui souhaite détruire ses archives.
Une fois le bordereau d’élimination signé par le responsable du service producteur et par le directeur de l’administration des archives concernées, le service producteur peut procéder à la destruction du ou des documents.
Un certificat de destruction doit obligatoirement être envoyé à l’administration des archives.
La destruction sans autorisation préalable de la Direction départementale des services d’archives constitue un délit passible de trois ans de prison et/ou de 45 000 € d’amende (Code du patrimoine, article L214-3).
Pour de faibles volumes, vous pensez qu’un destructeur individuel de bureau, sous réserve qu’il soit aux normes pourrait suffire... Mais avez-vous envie de confier cette mission à vos employés ? La collecte et la destruction de documents confidentiels sont des tâches exigeantes. Aucune donnée personnelle ou sensible ne doit terminer entre de mauvaises mains. Outre le temps à passer, c’est une lourde responsabilité pour les employés. Lenteur de la machine, bourrage, tâches plus importantes qui attendent... autant de bonnes raisons – ou de bonnes excuses – qui risquent d’amener progressivement les occupants du bureau à ne plus réaliser systématiquement le broyage.
Notre conviction chez RECYGO ? Tout geste de tri doit être le plus simple possible, le plus naturel, si l’on veut qu’il perdure dans le temps. C’est vrai pour tous les déchets et c’est encore plus vrai pour les papiers confidentiels. Le broyage de ces archives ou de ces papiers sensibles est une opération importante pour la sécurité de l’entreprise qui prend du temps : deux bonnes raisons pour la confier à une société spécialiste de la collecte et destruction de documents confidentiels en entreprise.
Détruire ses archives et papiers confidentiels est une chose, encore faut-il pouvoir prouver que cette destruction a bien eu lieu. Pourquoi ? En cas de sollicitation, voir de litige : toute personne – client, salarié - exerçant ses droits de modification et/ou d'oubli garantis par la loi pourra exiger des preuves. Vous devrez également être en mesure de les produire en cas de contrôle par votre organisme de tutelle, plus particulièrement par la CNIL en charge du contrôle du bon respect du RGPD en France. Si votre entreprise atteint une certaine taille ou si vos bureaux sont répartis sur plusieurs implantations géographiques, vous aurez besoin de preuves pour vous assurer que les mesures techniques et organisationnelles que vous avez mises en place pour protéger vos données papiers sont bien appliquées. Remis par le prestataire spécialisé, un bordereau de destruction prouvera que les archives et documents visés ont bien fini en confettis sans ré-exploitation possible, avant d'être recyclés. C'est la garantie que la confidentialité des informations a été respectée jusqu'au bout.
Pour aider les entreprises et les organismes publics à détruire leurs archives, RECYGO a imaginé une gamme d’opérations pour des déstockages d’archives papier, ponctuels, sur une durée limitée.
Chaque opération inclut, pour un prix forfaitaire :
Il existe 4 opérations en chariot roulant, qui consistent en la livraison, puis la collecte, simultanée de :
La livraison et la collecte sont effectuées par le facteur, en un point chez le client. Ce point doit être au rez-de-chaussée, ou accessible par ascenseur (absence de marches d’escalier à vérifier).
Le client a toute latitude pour déplacer les chariots au sein de ses locaux pendant le temps de la mise à disposition.
Les papiers sont déposés par le client en vrac dans le chariot caréné, jusqu’à la limite de remplissage indiquée sur le carénage.
Les produits acceptés sont précisés sur le carénage : il s’agit des archives en papier et de leurs conditionnement (pochettes cartonnés, boites archives carton, etc.) Tout autre déchet est interdit.
En cas de non-respect de ces consignes, RECYGO se réserver le droit de refuser la collecte. Le cas échéant, RECYGO prendra contact avec le client pour statuer sur la conduite à tenir.
Les chariots collectés sont acheminés, via logistique postale, dans l’un des centres de Nouvelle Attitude, filiale de La Poste, agréée par L’Etat et Pole Emploi comme structure d’insertion professionnelle. Les archives y sont triées et conditionnées en vue de leur recyclage dans des usines papetières en France.
Il existe 4 opérations en chariot roulant, qui consistent en la livraison, puis la collecte, simultanée de :
Les opérations avec destruction garantissent une confidentialité des archives collectées :
Il existe 1 opération EXIGO Archives en benne : la benne mise à disposition du client est une benne métallique basse, fermée, de 15 m3.
Elle est livrée et demeure à l’extérieur des locaux. Le chargement s’effectue par des trappes sur les pentes du toit de la benne.
La livraison et la collecte sont effectuées par un conducteur SUEZ.
La zone de dépôt de la benne doit être accessible et sécurisée pour l’intervention d’un camion de 26 tonnes :
La benne peut être déposée sur la voie publique pour l’opération, sous réserve, pour le client, d’obtenir une demande d’autorisation d’occupation de la voirie auprès de sa mairie.
Les produits acceptés sont les archives en papier et leurs conditionnement (pochettes cartonnés, boites archives carton, etc.) Tout autre déchet est interdit.
La benne collectée est acheminée dans l’un des centres de tri SUEZ. Les archives y sont triées et conditionnées en vue de leur recyclage dans des usines papetières en France.
Des opérations à la carte peuvent être planifiées et réalisées pour les clients dont les besoins ne sont pas couverts par les opérations packagées. Il peut s’agir par exemple :
Ces opérations se déroulent de la façon suivante :
Une question ?
nos équipes sont à votre écoute au 01 73 28 40 30.
