EXIGO Archives

Quels sont les avantages du désarchivage ?

Désarchiver, c'est avant tout s'alléger. Un service de désarchivage de qualité permet de :

Réaliser un gain d’espace parfois spectaculaire :

Une entreprise sous-estime souvent le volume occupé par ses archives et notamment par certains documents qu'elle n'est plus tenue de conserver. Désarchiver permet de gagner de précieux m2. Pour une structure en plein essor, ces gains d’espaces peuvent faciliter l'accueil de nouveaux employés, contribuer à améliorer les conditions de travail ou bien permet d'optimiser les espaces de stockage. Au vu des prix élevés des surfaces professionnelles aujourd'hui, le désarchivage revêt par conséquent un intérêt économique certain, d'autant plus qu'il permet aussi d'éviter de futurs coûts de stockage.

Réaliser un geste écologique

En papier ou en carton, vos archives sont généralement recyclables à 100%. En désarchivant, vous permettez de valoriser des kilos de documents devenus inutiles en leur offrant une seconde vie grâce au recyclage. Faut-il le rappeler, la production de papier recyclé nécessite 7 fois moins d'énergie et 20 fois moins d'eau que la production de papier à partir de bois !

Se protéger des fuites d'information

La numérisation de l'économie est loin d'avoir fait disparaître les archives papier. Or beaucoup d'entre elles contiennent des informations confidentielles, voire même personnelles. Si celles-ci venaient à tomber entre de mauvaises mains, les risques seraient élevés : usurpation d'identité, espionnage économique, divulgation, reproduction illégale de données personnelles... Confier le désarchivage et la destruction de ces documents à une entreprise spécialisée comme Recygo, c'est aussi assurer la sécurité de son entreprise, de ses employés et de ses clients.

Désarchivage dans les bureaux : comment faire ?

Définissez une politique d'archivage rigoureuse

Une véritable politique d'archivage (ou Records Management), permet d'optimiser l'espace, clarifier les flux, simplifier les process et alléger les tâches fastidieuses et les pertes de temps.

Elle comprend une méthodologie de classement et de rangement capable de renforcer la traçabilité des documents et de minimiser le risque de perte de données. Elle détermine notamment les catégories de documents (fiscaux, bancaires, clientèle, personnel de l'entreprise...), les modes de classement (alphabétique ou chronologique), ou encore le matériel le plus adapté à l'archivage (dossiers, classeurs, boîtes, coffres...).

Un déménagement ? C'est le moment de désarchiver !

Un déménagement à venir est le moment idéal pour lancer un inventaire et un tri de ses archives. Objectif : transférer les archives qui doivent être conservées et purger les papiers obsolètes, inutiles ou contenant des données personnelles et confidentielles. Une fois le tri réalisé, vous devrez organiser l'évacuation et la destruction en vue du recyclage de cette masse de papiers parfois considérable.

Comment estimer son volume d'archives à détruire ?

Avant de lancer une opération de désarchivage, il est primordial de mesurer le volume d'archives dont vous allez vous débarrasser. Dans ce cas, l'unité de mesure courante est le mètre linéaire (et par extension le kilomètre linéaire). Un mètre linéaire correspond à la quantité de documents rangés sur une surface d’un mètre de longueur. Il contient entre 5 000 et 10 000 feuilles environ. Un kilomètre d'archives occupe quant à lui en moyenne un espace de 170 m2 équipé de rayonnage fixe.

Le mètre cube est également utilisé pour mesurer des volumes d'archives. En général, un m3 représente environ 10 mètres linéaires, soit un poids de plus de 300 kilos !

Commencez par calculer le métrage linéaire qu'occupent vos archives à évacuer, puis convertissez-le en mètres cubes, ce qui donnera une idée du nombre de sacs, bacs à roulettes, conteneurs ou bennes de désarchivage à mobiliser.

Pourquoi choisir Recygo en tant que prestataire de désarchivage ?

Chez Recygo, nous proposons des solutions de désarchivage clés en main et en toute confidentialité pour votre entreprise

Besoin de respecter la plus stricte confidentialité ?

Optez pour la deuxième formule, qui intègre des sacs pilons à sceller et vous garantit une destruction intégrale des archives dès leur réception dans nos centres spécialisés. A chaque opération, Recygo vous remettra un certificat de destruction.

Vos archives ne sont ni confidentielles ni volumineuses ?

La première formule est idéale pour les volumes d'archives réduits (dès 330 litres). Votre facteur vous livre vos chariots roulants, faciles à déplacer dans vos locaux et qui vous permettent de jeter efficacement vos archives. Une fois les chariots pleins, c'est encore votre facteur qui vous en débarrasse, entre 2 et 12 jours plus tard selon vos exigences. Vos archives sont ensuite acheminées vers l'un de nos centres de tri pour y être recyclées.

Vous possédez de grands volumes d’archives à évacuer ?

Pour les volumes importants, Recygo organise la collecte en benne de 15m3.