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Déménagement d’entreprise : que faire de ses archives ?

Un déménagement d’entreprise est souvent l’occasion de faire le tri dans ses bureaux, son mobilier ou ses équipements. Pourtant, les archives sont souvent traitées en dernier, parfois dans l’urgence, alors qu’elles peuvent représenter des volumes importants à déplacer.

Chaque carton d’archives transporté a un coût. Il faut le manipuler, le déménager, lui trouver une place dans les nouveaux locaux, puis continuer à le stocker pendant plusieurs mois ou plusieurs années.

Avant de préparer le transfert de vos bureaux, une question mérite donc d’être posée : faut-il vraiment déménager toutes vos archives ?

Pour de nombreuses entreprises, un déménagement est le bon moment pour identifier les documents qui doivent encore être conservés, ceux qui peuvent être transférés dans les nouveaux locaux et ceux qui peuvent être détruits en toute sécurité.


Des archives à détruire ? Faites de la place !

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La question à se poser avant de déménager ses archives : faut-il vraiment les emmener ?

Lorsqu’une entreprise change de locaux, elle consacre souvent beaucoup d’énergie à organiser le transfert des collaborateurs, du matériel informatique, des postes de travail ou du mobilier.

Les archives suivent parfois le même chemin : elles sont mises en cartons, confiées au déménageur, puis réinstallées dans les nouveaux bureaux, sans véritable remise en question.

Pourtant, déménager des archives inutiles coûte deux fois.

Une première fois au moment du déménagement : emballage, manutention, transport et installation dans les nouveaux locaux.

Une seconde fois après l’arrivée : stockage, occupation d’espace, recherche d’informations dans des volumes qui n’apportent parfois plus aucune valeur à l’entreprise.

Avant de déplacer des centaines de boîtes, il est donc souvent plus pertinent d’identifier les archives qui méritent réellement d’être conservées.

Certaines doivent encore être gardées pour des raisons légales, fiscales, sociales ou contractuelles. D’autres ont atteint leur durée de conservation et peuvent être orientées vers une opération de destruction d’archives. Pour vérifier les principaux délais à respecter avant destruction, consultez également notre page dédiée à la durée de conservation des archives.


À retenir

Objectif : éviter de transporter, stocker et gérer dans les nouveaux locaux des archives qui n’ont plus vocation à suivre l’entreprise.


Toutes les archives ne sont pas dans le local archives

Quand on prépare un déménagement, on pense souvent aux cartons stockés dans le local archives. Mais dans la réalité, une partie importante des documents conservés se trouve ailleurs.

Les archives cachées dans les bureaux

Au fil des années, chaque collaborateur accumule souvent des dossiers dans ses armoires, ses caissons, ses placards ou sur des étagères.

On y retrouve fréquemment :

• des contrats clôturés ;

• d’anciens dossiers clients ;

• des documents administratifs ;

• des classeurs de projets terminés ;

• des factures ou documents comptables ;

• des supports imprimés conservés “au cas où” ;

• des documents confidentiels oubliés dans des espaces individuels.

Pris individuellement, ces volumes paraissent modestes. Mais à l’échelle d’une entreprise, ils peuvent représenter plusieurs dizaines de cartons supplémentaires à déménager.

Comment mobiliser les équipes ?

Un déstockage d’archives réussi ne repose pas uniquement sur les services généraux, l’office manager ou les fonctions support.

Quelques semaines avant le déménagement, il est utile de communiquer auprès des équipes et d’organiser une période dédiée au tri.

Concrètement, chaque collaborateur peut être invité à :

• identifier les documents conservés dans son espace de travail ;

• distinguer les documents encore actifs des documents anciens ;

• signaler les dossiers sensibles ;

• déposer les archives destinées à la destruction dans les contenants prévus.

Cette démarche présente un double avantage : elle réduit les volumes à déménager et évite que des documents devenus inutiles retrouvent une place dans les nouveaux locaux.

Comment organiser concrètement un déstockage d’archives avant le déménagement ?

L’objectif n’est pas forcément de mener un grand projet d’archivage complexe. Il s’agit surtout d’éviter d’embarquer des archives inutiles dans le déménagement.

1. Identifier les espaces concernés

Commencez par recenser tous les lieux susceptibles de contenir des archives :

• local archives ;

• armoires administratives ;

• bureaux individuels ;

• salles de stockage ;

• sous-sols ;

• réserves ;

• placards de service.

Cette étape permet d’évaluer l’ampleur réelle du projet et de ne pas découvrir trop tard des volumes oubliés.

2. Créer trois catégories simples

Pour éviter les erreurs, il est généralement utile de séparer les documents en trois groupes.

À conserver : documents encore utiles ou soumis à obligation de conservation.

À vérifier : documents pour lesquels un doute subsiste.

À détruire : documents clairement arrivés à échéance ou devenus inutiles.

Ce classement simple évite les décisions prises dans l’urgence quelques jours avant le départ.

3. Évaluer les volumes

Quelques boîtes, plusieurs armoires ou un local complet ne nécessitent pas la même organisation.

Cette estimation permet ensuite de choisir la solution la plus adaptée pour la collecte et la destruction des archives : boîtes à sceller, chariots, benne archives ou destruction sur site.

4. Planifier la destruction avant l’arrivée des déménageurs

C’est probablement la règle la plus importante.

Le meilleur carton à déménager reste souvent celui qui n’a plus besoin d’exister.

Plus la destruction est réalisée tôt dans le planning du déménagement, plus l’opération est simple pour les équipes. Elle évite aussi de payer pour transporter des documents qui auraient pu être détruits avant le transfert.

RECYGO vous aide à déménager plus léger

Vous souhaitez avant tout gagner de la place

Toutes les archives ne présentent pas le même niveau de sensibilité. Anciennes brochures commerciales, catalogues, magazines, documentations techniques obsolètes ou documents dont la seule vocation est de libérer de l’espace : l’objectif est souvent de réduire les volumes avant le déménagement.

Pour les gros volumes, une benne archives 15 m³ permet de déstocker rapidement un local ou une zone de stockage complète. Cette solution est adaptée lorsque l’objectif est de gagner vite de la place avant le déménagement.


EXIGO benne - 15 m3 d'archives
Collecte, tri et recyclage

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Une solution pratique et économique pour le déstockage de vos gros volumes d’archives

Pour des quantités plus modestes, les chariots archives jusqu’à 1 tonne offrent une solution simple, souple et rapide à mettre en œuvre quelques semaines avant le transfert des bureaux.

EXIGO chariots - Jusqu'à 1 tonne d'archives
Collecte, tri et recyclage

EXIGO chariots - Jusqu'à 1 tonne d'archives

Solution clé en main : rapide, simple, sûr... et éco-responsable !

Vos archives contiennent des données confidentielles

Dans la plupart des déménagements, tout ou partie des archives contient des données personnelles, des dossiers RH, des contrats, des informations clients ou des documents sensibles. Dans ce cas, l’enjeu n’est plus seulement de gagner de la place : il faut également protéger ces informations jusqu’à leur destruction.

Pour de très petits volumes, les boîtes à sceller EXIGO peuvent suffire. Mais un déménagement génère souvent des quantités plus importantes.


EXIGO 5 boites à sceller - 40 kg d'archives
Collecte, tri et recyclage

EXIGO 5 boites à sceller - 40 kg d'archives

Détruisez vos dossiers confidentiels, certificat de broyage à l'appui

Les chariots avec destruction confidentielle sont alors particulièrement adaptés. Ils permettent également de distribuer des sacs pilon aux collaborateurs afin que chacun puisse trier les documents conservés dans son bureau, son armoire ou son caisson. Les sacs pilon sont ensuite déposés dans les chariots avant collecte et destruction sécurisée.

EXIGO chariots - Jusqu'à 1 tonne d'archives
Collecte, tri et recyclage

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Solution clé en main : rapide, simple, sûr... et éco-responsable !

Cette organisation est particulièrement pratique lorsque plusieurs services doivent participer au tri avant le déménagement. Elle permet de sécuriser les documents sensibles sans demander aux collaborateurs de devenir experts en archivage.

Vous videz un local archives complet

Lorsqu’il faut libérer un local archives dans un délai court, tout en conservant un niveau élevé de sécurité, le broyage d’archives sur site est souvent la solution la plus confortable.

Les archives sont détruites directement sur place, sans quitter votre entreprise. C’est également une option particulièrement intéressante lorsque l’on souhaite restituer des locaux complètement vides avant son départ.

Les techniciens prennent en charge la manutention et l’évacuation des documents, ce qui évite de mobiliser les équipes dans les derniers jours précédant le déménagement. Cette solution se prête particulièrement bien aux opérations de fermeture ou de vidage complet d’un local archives.


EXIGO in situ - Broyage d'archives sur site
Collecte, tri et recyclage

EXIGO in situ - Broyage d'archives sur site

Destruction en pied d'immeuble dans un véhicule équipé d'un broyeur agréé

Profitez du déménagement pour anticiper l’organisation à venir

De nombreuses entreprises réalisent un important tri avant leur déménagement.

Puis, quelques années plus tard, elles se retrouvent à nouveau avec des armoires saturées et des cartons stockés dans des espaces improvisés.

Le déménagement est donc aussi l’occasion de réfléchir à l’organisation documentaire des futurs locaux.

Prévoir un espace archives adapté

Les documents qui doivent encore être conservés doivent être identifiés et stockés dans un espace clairement défini.

Cette organisation évite la dispersion des archives dans les bureaux et facilite leur gestion dans le temps.

Organiser la destruction des documents au fil de l’eau

L’une des principales causes d’accumulation est l’absence de solution simple pour éliminer les documents devenus inutiles.

De nombreuses entreprises choisissent ainsi de mettre en place, dès leur installation, une solution permanente de destruction de documents confidentiels.

Les collaborateurs peuvent alors déposer régulièrement les papiers à détruire dans des contenants sécurisés plutôt que de les stocker pendant plusieurs années.

Les documents sont ensuite collectés, détruits puis orientés vers une filière de recyclage des papiers. Cette organisation évite qu’un nouveau stock d’archives ne se reconstitue progressivement après le déménagement.

Selon les besoins, ce dispositif peut être complété par des solutions de type Pack Liberté Papiers ou ESSENTIEL Koffre, si l’objectif est de gérer les documents confidentiels au quotidien dans les nouveaux locaux.


FAQ
Lors d’un déménagement, il n’est pas rare de retrouver des cartons dont personne ne revendique vraiment la responsabilité. Ils sont parfois là depuis plusieurs années, les équipes ont changé, les responsables sont partis et plus personne ne sait précisément ce qu’ils contiennent. Le plus mauvais réflexe serait de considérer que, puisque personne ne les réclame, ils peuvent être détruits immédiatement. Avant toute décision, il est préférable d’identifier au minimum leur origine, leur période et la nature générale des documents. Quelques cartons ouverts et examinés permettent souvent de déterminer s’il s’agit d’archives comptables, RH, commerciales, administratives, juridiques ou de simples documents de travail. La personne ou le service compétent devra alors donner son accord pour la destruction… ou la conservation ! Cette situation est justement l’une des meilleures raisons de lancer le tri plusieurs semaines avant le déménagement. Cela laisse le temps d’interroger les services concernés, de vérifier les obligations de conservation et de décider sereinement ce qui doit être conservé, transféré ou détruit. L’objectif n’est pas d’inventorier chaque feuille, mais d’éviter que des archives potentiellement importantes soient détruites simplement parce que leur histoire a été oubliée.
Une opération de désarchivage fonctionne beaucoup mieux lorsqu’elle est organisée sur une période clairement définie. Quelques semaines avant le déménagement, il est recommandé d’informer les collaborateurs par mail, affichage ou communication interne. Le message doit expliquer simplement : • pourquoi l’entreprise organise cette opération ; • quelles dates sont prévues ; • quels espaces sont concernés ; • où déposer les documents à détruire ; • qui contacter en cas de doute. Définir une période dédiée permet aux équipes de s’organiser, de vérifier les documents conservés dans leurs bureaux et de participer activement à la réduction des volumes à déménager. Cette mobilisation collective est souvent l’un des moyens les plus efficaces pour éviter que des cartons inutiles ne soient transférés vers les nouveaux locaux.
Le plus simple est de donner une règle claire : tout document contenant des données personnelles, des informations RH, des dossiers clients, des contrats, des données financières ou des informations sensibles doit être considéré comme confidentiel et orienté vers le circuit de destruction sécurisé. À l’inverse, les anciennes brochures commerciales, catalogues, magazines, documentations techniques obsolètes ou impressions sans données sensibles peuvent généralement être traités séparément dans une logique de simple déstockage. Pour faciliter le tri, il est recommandé de fournir aux collaborateurs des consignes simples, des exemples concrets et, lorsque des documents confidentiels sont concernés, des sacs pilon permettant à chacun de déposer directement les papiers à détruire. Les sacs sont ensuite regroupés dans les contenants prévus pour l’opération de destruction. En cas d’hésitation, ou simplement pour éviter de multiplier les règles de tri, le plus simple est souvent de traiter l’ensemble des archives dans le circuit de destruction confidentielle. Dans la pratique, une grande partie des archives accumulées dans les bureaux contient au moins quelques données personnelles, informations clients, documents RH ou éléments contractuels. Cette approche permet de gagner du temps, de limiter les risques d’erreur et de sécuriser l’opération pour l’ensemble des équipes. L’objectif n’est pas que chaque collaborateur devienne expert en archivage, mais qu’il puisse participer facilement à l’opération en distinguant les documents manifestement utiles de ceux qui peuvent quitter les locaux. Le traitement sécurisé des archives prend ensuite le relais.
Oui, à condition de traiter le sujet avant le transfert. Supprimer un local archives ne signifie pas tout détruire. Il faut d’abord identifier les documents qui doivent encore être conservés, ceux qui peuvent être transférés dans un espace plus adapté et ceux qui sont arrivés à échéance. Le déménagement peut être l’occasion de réduire fortement les volumes physiques, de mieux organiser les documents restant à conserver et de mettre en place une solution régulière de destruction des documents confidentiels. L’objectif est d’éviter de recréer, dans les nouveaux locaux, un local archives qui finira par se remplir de la même manière que le précédent.
Le plus tôt possible dans le planning du déménagement. Si l’opération est programmée trop tard, les équipes risquent de prendre des décisions dans l’urgence ou de déménager des cartons qui auraient pu être détruits. L’idéal est de prévoir une période de tri plusieurs semaines avant le transfert, puis de programmer la collecte et la destruction des archives avant l’intervention principale du déménageur. Cette organisation évite de mobiliser deux fois les équipes : une première fois pour transporter les archives, puis une seconde fois pour les trier dans les nouveaux locaux.