Comment estimer son volume d’archives avant une destruction ou un désarchivage ?

Que vous prépariez un désarchivage, une destruction d’archives ou un déménagement de bureaux, une même question revient presque toujours : quel volume d’archives ai-je réellement à traiter ?

C’est souvent la première information demandée pour établir un devis ou orienter vers la solution la plus adaptée. Pourtant, peu d’entreprises connaissent précisément leur volume d’archives. Certaines parlent en nombre de boîtes, d’autres en armoires, en rayonnages ou simplement en « local archives plein ».

Il n’est pas nécessaire d’être précis au kilogramme près. Quelques repères simples permettent généralement d’obtenir une estimation suffisamment fiable pour préparer votre projet.

Et si vos archives contiennent des données confidentielles ?

Le volume n’est pas le seul critère à prendre en compte.

Dans la pratique, une grande partie des archives d’entreprise contient des données personnelles, des informations RH, des contrats, des dossiers clients ou des informations financières.

Dans ce cas, l’enjeu n’est plus seulement de libérer de la place mais également de sécuriser la destruction des données.

Les solutions RECYGO, quelque soit le contenant retenu, intègrent la protection de vos données.

De gros volumes confidentiels

Lorsque le volume est important et que la confidentialité est une priorité, le broyage d’archives sur site permet de détruire directement les archives au sein de l’entreprise avant leur évacuation.

Préparer les informations utiles avant de demander un devis

Avant de solliciter un devis, quelques informations permettent de gagner un temps précieux :

• le nombre approximatif de boîtes ;

• le nombre d’armoires concernées ;

• le volume estimé en mètres linéaires ou en mètres cubes ;

• la présence ou non de documents confidentiels ;

• l’existence d’un local archives ;

• les contraintes d’accès éventuelles ;

• les dates souhaitées ;

• l’existence d’un déménagement ou d’un projet de réorganisation.

Plus ces informations sont connues en amont, plus il sera facile d’orienter votre projet vers la solution la plus adaptée.

FAQ : les vraies questions que l’on se pose avant un désarchivage

Mes archives sont-elles confidentielles ? Dois-je les faire détruire ?

Dans la pratique, beaucoup plus d’archives sont confidentielles qu’on ne l’imagine.

Dossiers clients, contrats, documents RH, informations financières, données personnelles, rapports internes ou échanges commerciaux : une grande partie des archives d’entreprise contient des informations qui ne devraient pas être éliminées dans une filière classique.

En cas de doute, le plus simple est souvent d’orienter l’ensemble des archives vers une filière de destruction confidentielle. Cette approche limite les risques d’erreur, simplifie le tri pour les équipes et garantit une destruction sécurisée des documents sensibles.

Nous avons des archives sur plusieurs sites. Faut-il tout regrouper avant la destruction ?

Dans la plupart des cas, non.

Faire converger les archives de plusieurs agences ou établissements vers un site unique génère souvent des coûts supplémentaires, des manipulations inutiles et des risques pour la confidentialité des documents.

Il est généralement plus simple d’organiser la collecte directement sur chaque site concerné.

C’est l’un des avantages d’un acteur national comme RECYGO, capable d’accompagner les entreprises multisites avec une organisation homogène, un interlocuteur unique et une traçabilité centralisée.

Broyer ses archives soi-même : bonne idée ou pas ?

Pour quelques dossiers, cela peut sembler une solution simple. Mais dès que les volumes augmentent, plusieurs limites apparaissent.

D’abord, l’opération devient rapidement chronophage pour les équipes. Ensuite, l’entreprise ne dispose généralement d’aucune preuve indépendante attestant que les archives ont effectivement été détruites.

Enfin, le papier broyé en interne n’intègre pas toujours une filière de recyclage des papiers adaptée lorsqu’il est mélangé aux autres déchets de l’entreprise.

C’est pourquoi de nombreuses organisations préfèrent confier cette mission à un prestataire spécialisé capable d’assurer la destruction, la traçabilité et le recyclage des archives.

Si j’envoie des photos de mes archives à RECYGO, pouvez-vous estimer mon volume ?

Très souvent, oui.

Quelques photos d’une armoire, d’un local archives ou d’une zone de stockage permettent généralement d’obtenir une première estimation du volume à traiter.

Pour faciliter l’évaluation, il est utile d’ajouter le nombre d’armoires ou de rayonnages, les dimensions approximatives de la pièce, le nombre de cartons visibles, la présence ou non de documents confidentiels et les contraintes d’accès éventuelles.

Dans la majorité des cas, ces éléments suffisent à obtenir une première recommandation et une orientation vers la solution la plus adaptée.

Comment est calculé le prix d’une opération de destruction d’archives ?

Tous les prestataires ne fonctionnent pas de la même manière.

Certaines offres reposent sur un prix au poids réellement collecté ou broyé. Dans ce cas, le montant final peut varier selon le volume effectivement constaté lors de l’intervention.

Chez RECYGO, l’objectif est de proposer autant que possible une approche forfaitaire basée sur le volume estimé, le type de contenant retenu et les conditions de réalisation de l’opération.

Cette méthode permet aux entreprises de disposer d’une meilleure visibilité budgétaire et d’éviter les mauvaises surprises au moment de la facturation.

Nous préparons un déménagement. Faut-il estimer les archives avant ou après le tri ?

Toujours après un premier tri.

L’une des erreurs les plus fréquentes consiste à estimer le volume des archives avant d’avoir identifié les documents devenus inutiles.

Or un déménagement d’entreprise est précisément l’occasion de réduire les volumes, de supprimer les archives arrivées à échéance et d’éviter de payer pour transporter puis stocker des documents qui n’ont plus vocation à être conservés.

Quelques semaines de tri permettent souvent de réduire significativement les volumes et d’obtenir une estimation beaucoup plus réaliste du projet.