Après des mois de développements et de test, ça y est : RECYGO lance le « koffre » et son nouvel abonnement de destruction de papiers confidentiels. On vous embarque dans le processus et les réflexions qui ont menés à la sortie de cette nouvelle offre !
Comment ça marche ?
Le client reçoit un ou plusieurs « koffres » – livrés déjà montés et verrouillés - en fonction de la taille de son entreprise. Son facteur vient y déposer des baks qui serviront à la collecte du papier. Il reviendra ensuite régulièrement, à la fréquence définie dans son contrat, collecter les baks pleins et les remplacer par des baks vides. Les baks pleins sont acheminés en logistique postale vers le site de Nouvelle Attitude – filiale de La Poste - le plus proche. A réception, les papiers sont intégralement broyés.
Traçabilité et broyage garantis
Tous les baks sont scannés par le facteur lors de la collecte, puis en centre de tri juste avant le broyage : la traçabilité des papiers est donc garantie de bout en bout !
Une fois réceptionnés, les baks entrent dans une zone sécurisée du centre de tri, où se situe le broyeur. Le contenu des baks est intégralement broyé :
- Dans des broyeurs normés,
- Par des personnes soumises à un accord de confidentialité.
Le broyage est alors attesté par un certificat de destruction, que le client peut télécharger à tout moment dans son espace multiservices en ligne.
Recyclage en France
Après leur broyage, les papiers sont envoyés chez l’un de notre partenaires papetiers français pour être recyclés ! Ils seront transformés en nouveaux produits : papiers graphiques, papiers d’hygiène ou encore cartons d’emballage.
La construction de l’offre
Pour comprendre la genèse de la création de cette offre, nous sommes partis à la rencontre de Véronique Prieto, Directrice marketing et communication de RECYGO depuis sa création en 2018.
Pourquoi avoir créé cette offre ?
Véronique Prieto : « L’offre historique de RECYGO est la collecte des papiers de bureaux. Or, les papiers de bureaux ne sont pas des déchets comme les autres. Ils comportent énormément de données : personnelles, financières, stratégiques… La plupart de nos clients en sont conscients : ils veulent du recyclage…sans fuite d’information.
Depuis la mise en application du RGPD en mai 2018, la prise de conscience s’accélère : de plus en plus de clients nous contactent pour la protection et la destruction de leurs papiers. »
Quelles différences par rapport aux solutions de destruction déjà proposées par Recygo ?
Véronique Prieto : « Nous proposons des opérations ponctuelles, pour déstocker, détruire et recycler des archives. Mais cela ne suffit pas car les employés des bureaux jettent des papiers tous les jours. Nos clients ont besoin d’une solution qui protège leurs données au quotidien, et qui soit la plus simple possible. Certains ont investi dans des broyeurs et se rendent compte que leurs collaborateurs ne prennent pas le temps de s’en servir.
Chez RECYGO nous avons un principe : il faut que le « bon » geste soit plus simple que le mauvais. La simplicité est la clé de l’adhésion. Il a donc été évident de créer le « koffre » !
C’est donc fort de ces retours d’expérience que nous avons imaginé le « koffre » : un mobilier sécurisé, simple à utiliser et qui s’intègre au mieux à l’environnement de travail de nos clients. »
Pourquoi avoir choisi la formule d’abonnement ?
Véronique Prieto : « Pour 2 raisons :
- La simplicité : tout est inclus dans l’abonnement, la fourniture et la livraison du ou des « koffre(s) », les collectes, la destruction (avec certificat) et le recyclage en France. Les collectes sont planifiées, une fois qu’il a souscrit, le client n’a plus besoin d’intervenir !
- La maitrise du budget : pas de mauvaise surprise, le montant de l’abonnement est défini au moment de la signature. »
La construction opérationnelle de l’offre
Une fois l’idée validée, il faut lui donner vie ! Pour comprendre les différentes étapes de construction opérationnelle de l’offre nous avons interviewé Daniel Valla, Directeur des Opérations chez RECYGO depuis sa création en 2018.
Comment ça se passe la création opérationnelle d’une offre chez RECYGO ?
Daniel Valla : « Nous avons tout de suite intégré toutes les parties prenantes chez nous pour travailler en mode projet. Marketing, Communication, SI, Service clients…tout le monde a pu apporter son expertise, et cette construction collective interservices nous a même permis d’anticiper des besoins.
Ensuite, nous avons listé les fondamentaux à respecter :
- Garantir la protection des papiers au sein des locaux de nos clients, grâce à un meuble sécurisé,
- Proposer un service 100% tracé et sécurisé… mais qui reste simple à mettre en place pour nos clients,
- Travailler uniquement avec des partenaires français,
- Garantir une qualité de service égale, partout en France.
Une fois ces fondamentaux listés, il a été évident de conserver notre mode de collecte actuel avec le facteur : c’est un moyen que nous avons éprouvé depuis de nombreuses années et qui permet d’agir partout en France, dans les plus petites entreprises comme dans les grands sièges sociaux.
Restait ensuite à trouver les bons partenaires qui allaient prendre part au projet ! »
Peux-tu nous présenter les différents partenaires qui ont permis de donner vie à cette offre ?
Daniel Valla : « Pour la fabrication du meuble sécurisé, nous avons choisi de travailler avec une entreprise française spécialisée dans la fabrication de boites aux lettres sécurisées. Comme cité plus haut, l’aspect « sécurité » était très important pour nous : ce meuble devait garantir la protection des papiers chez nos clients. Nous avons donc opté pour un code à 4 chiffres, détenu uniquement par le facteur lors de la collecte des papiers. Son aspect a également été une vraie question : nous avions compris en échangeant avec nos clients qu’il était important que le « koffre » soit sobre et esthétique pour se fondre dans un univers de bureau ! Nous avons donc opté pour un meuble en bois, avec revêtement stratifié, et une signalétique blanche.
Pour la collecte, notre partenaire était déjà tout trouvé : LA POSTE. Le « koffre » devait donc entrer dans nos schémas opérationnels habituels et simplifier au maximum les gestes des facteurs.
Enfin, pour la destruction des données, nous avons choisi notre partenaire Nouvelle Attitude. Entreprise d’insertion professionnelle, Nouvelle Attitude dispose de zones sécurisées dans ses 6 centres de tri en France, où des personnes soumises à accord de confidentialité déposent les papiers à détruire dans un broyeur normé. »
Après la conception de l’offre, on passe à quelle étape ?
Daniel Valla : « Les tests ! Puisqu’une fois qu’on a trouvé les bons partenaires et prestataires, nous avions besoin de vérifier l’opérabilité de l’offre et de voir avec nos clients si elle répondait effectivement à leurs besoins. Nous avons donc testé l’offre sur 8 clients de la région Nouvelle Aquitaine, pendant 3 mois. A la fin de ces pilotes, nous avons réalisé plusieurs entretiens : avec nos clients et nos partenaires.
Et bonne nouvelle : le bilan a été positif ! C’est alors que nous avons pu poursuivre sur l’avancée de ce projet, en passant la main au marketing et au commerce pour que cette offre puisse arriver jusqu’aux prospects intéressés. »
Le déploiement commercial
Et chez les futurs clients, comment ça se passe ?
Rencontre avec les vendeurs qui accompagnent nos clients au quotidien !
Le secteur banques-assurances
Cédrick Zaneguy : « De par leur activité, ce sont des entreprises qui sont déjà très sensibilisées à la protection des données personnelles. Elles n’ont d’ailleurs pas attendu l’arrivée du RGPD pour trouver des solutions qui permettent de sécuriser les données confidentielles de leurs clients. En fonctions des entreprises on rencontre différentes organisations, certaines ont même des services conformité qui œuvrent pour s’assurer de la sécurité des données digitales…mais également de celles inscrites sur les papiers ! »
Quelles sont les problématiques rencontrées par les entreprises françaises du secteur banque-assurance ?
Cédrick Zaneguy : « La gestion du confidentiel est toujours relativement simple à mettre en place sur un grand site car on peut massifier les papiers et ainsi accéder à plus de solutions. Mais sur le secteur banques-assurances on va retrouver beaucoup de petites agences, de quelques personnes, qui vont produire peu de papiers confidentiels. Leur problématique va donc être de trouver une solution :
- Pour collecter régulièrement ces petites quantités de papier…sans faire exploser le budget !
- Simple à mettre en place,
- Uniforme, pour faciliter le pilotage central. »
En quoi le « koffre » permet de répondre à ces problématiques ?
Cédrick Zaneguy : « Le « koffre » est une solution déployable partout en France, de manière homogène : deux agences à 800km l’une de l’autre vont avoir exactement la même solution et au même prix ! Cela facilite le pilotage, le déploiement, la communication et l’adhésion des sites au projet.
Ensuite, le « koffre » permet de protéger les papiers au sein même du bureau ou de l’agence : une fois déposés dans le « koffre », les papiers ne sont plus accessibles. On apporte donc une sécurité au sein des locaux, ce qui est primordial quand on s’intègre à lieux de passage ou on accueille clients, partenaires, etc.
Enfin, de par son design et sa signalétique, le « koffre » prouve à tous les occupants et visiteurs de l’agence que des mesures ont été prises pour protéger les données confidentielles inscrites sur les papiers : c’est donc aussi un gage de confiance ! »
Pour le secteur public
Quelles sont les problématiques du secteur public sur le sujet de la confidentialité des données papier ?
Matthias Boulard : « Les établissements publics sont à la recherche de simplicité lorsqu’il s’agit de protection des données inscrites sur les papiers. Ce sont également des cibles qui vont favoriser les solutions de proximité : régionales, ou au moins 100% Français ! »
En quoi le « koffre » répond à ces problématiques ?
Matthias Boulard : « Sur le marché public, ce sont vraiment les bornes sécurisées qui rencontrent le plus de succès mais ce type d’offre était réservé aux grosses agglomérations. : avec le « koffre », Recygo rend la sécurité accessible partout en France ! Solide et sécurisé, il répond bien à un besoin de protection des papiers au sein des établissements. Enfin, tout le process de traçabilité et destruction est simple et en accord avec la réglementation : c’est bien ce que vont rechercher les entités du secteur public ! »
Pour les TPE et PME
Quelles sont vos cibles et leurs problématiques ?
Fabrice Ferrue : « Nous adressons les lycées, les petites communes, les mairies… Mais également les petits réseaux, de moins de 15 sites : les centres d’analyses médicales, les réseaux de pharmacie, etc.
De par leurs activités, ce sont déjà des entreprises qui sont sensibles aux données personnelles. Donc le vrai sujet est de leur garantir la protection et la destruction des papiers…tout en gardant une solution simple, qui ne nécessite pas de grande conduite du changement »
Quels sont les avantages de ESSENTIEL Koffre ?
Anthony Scalglia : « Le « koffre » est un vrai plus pour les TPE et PME, on est sur du clé en main, très adapté aux problématiques du marché :
- Simple et sobre : donc il n’y aura pas d’impact visuel important dans les établissements,
- Sécurisé : une fois que les papiers sont déposés dans le « koffre », c’est comme un broyeur, on ne peut plus les récupérer et on a la certitude qu’ils seront détruits. Mais en plus simple et plus rapide...et sans les bourrages !
De plus, la logistique postale nous permet de rendre la destruction par un tiers disponible partout en France, et non plus seulement dans les grandes villes comme c’est encore trop souvent le cas ! »
Choisissez le « koffre » pour vos papiers confidentiels !
Quelle que soit la taille de votre entreprise ou votre emplacement géographique : choisissez le « koffre ». Avec Recygo, il n’a jamais été aussi simple de protéger et détruire les papiers confidentiels !
