Cette étape réglementaire est essentielle pour garantir la continuité administrative, la transparence démocratique et la sécurité juridique des élus comme de la collectivité. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Quand doit-on le faire ? Et surtout : que fait-on des archives devenues éliminables à l’issue de cette opération ? Plongeons dans le sujet.
Qu’est-ce que le « récolement » : une obligation réglementaire à chaque élection
Le récolement est l’état des lieux complet des archives communales, réalisé après chaque élection du maire — y compris lorsque le maire sortant est reconduit. Cette obligation découle de l’arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives municipales et du Code du patrimoine, qui rendent le maire civilement et pénalement responsable des archives de la commune.
L’objectif principal : certifier la transmission correcte et intègre des archives entre l’exécutif sortant et l’exécutif entrant.
Très concrètement, le récolement comprend :
- un procès-verbal de décharge signé par le maire sortant,
- un procès-verbal de prise en charge signé par le maire entrant,
- un état détaillé des archives : ce qui existe, ce qui manque, et l’état matériel des documents.
À quel moment le récolement doit-il être réalisé ?
Contrairement à une idée répandue, le récolement ne se fait pas avant les municipales : il intervient juste après l’élection du nouveau maire. Il doit être réalisé rapidement, puisque le maire sortant doit encore être présent pour signer les documents. Le récolement complet doit ensuite être transmis aux Archives départementales dans un délai d’un an.
A quoi doit aboutir le récolement des archives pour la commune ?
Lors de l’opération de récolement, la commune :
- vérifie que toutes les archives prévues sont bien présentes,
- détecte les lacunes (manques, disparitions, déplacements),
- repère les documents abîmés ou mal conservés,
- met à jour son inventaire,
- détermine les besoins éventuels de traitement ultérieur : restauration, reclassement… ou élimination réglementaire.
Que faire des archives à détruire après le récolement ?
✔ Étape 1 - Identifier les documents réellement éliminables
Sur la base du récolement et des tableaux de tri réglementaires, les services de la mairie déterminent les dossiers pouvant être éliminés.
✔ Étape 2 - Demander l’autorisation officielle d’élimination
Il est obligatoire de demander l’avis (et souvent l’autorisation formelle) des Archives départementales. Aucune destruction ne peut être effectuée sans leur validation.
✔ Étape 3 - Procéder à la destruction… mais pas n’importe comment
Une fois l’autorisation obtenue, la commune doit garantir une destruction sécurisée :
- destruction totale et irrémédiable (pas de simple mise au recyclage “classique”),
- traçabilité complète,
- remise d’un certificat de destruction permettant de justifier l’élimination en cs de contrôle ou de litige.
✔ Étape 4 - Mettre à jour l’inventaire
Les documents détruits, avec leur référence d’autorisation, doivent être retirés des instruments de recherche et consignés.
Ce point est crucial :
Seul un prestataire certifié, capable de garantir la confidentialité et de fournir un certificat de destruction, peut assurer la conformité de la procédure.
Pourquoi faire appel à un prestataire spécialisé ?
Parce qu’une simple mise au container ou un broyage aléatoire est hors la loi. Les archives publiques contiennent :
- données sensibles,
- informations nominatives,
- documents juridiques engageant la responsabilité de la commune.
La destruction doit donc être :
- sécurisée,
- traçable,
- réalisée selon un protocole strict,
- certifiée noir sur blanc.
RECYGO, le partenaire privilégié des communes
RECYGO est précisément positionné pour accompagner les communes dans la destruction réglementaire de leurs archives papier :
- collecte sécurisée,
- confidentialité garantie,
- destruction certifiée,
- conformité totale avec les exigences des Archives départementales.
De plus, RECYGO assure une valorisation optimale des matières après destruction, dans le respect des obligations environnementales des collectivités.
Pour un récolement bien mené et une élimination parfaitement conforme, RECYGO, c’est tout simplement la solution idéale.
