Un an, 5 ans, 30 ans ? Combien de temps la loi vous oblige-t-elle à conserver vos documents d'entreprise ? Durées légales, dématérialisation de vos archives, désarchivage sécurisé... RECYGO répond à toutes vos questions.
Délai de conservation des documents : que dit la loi ?
Qu'il s'agisse d'une facture fournisseur, d'un registre comptable ou de bulletins de paie, la loi oblige toutes les entreprises à archiver un certain temps les documents produits ou reçus dans le cadre de leur activité. Si vous n’êtes pas en capacité de les fournir en cas de contrôle de l'administration, c'est simple : vous vous mettez en faute.
En réalité, les délais de conservation des documents d'entreprise ne dépendent pas d'une loi en particulier, mais d'un ensemble de textes juridiques, parmi lesquels le Code civil, le Code du commerce, le Code général des impôts, le Code du travail, le Code de la sécurité sociale ou encore le Code des assurances.
L'archivage des documents professionnels et administratifs répond à plusieurs enjeux :
- obligations légales, en vue d'éventuels contrôles de l'administration ou des organismes publics (administration fiscale, Urssaf, Inspection du travail, etc.)
- protection en cas de litige : les documents originaux conservés auront valeur de preuve.
- sécurité et pérennité des activités de votre entreprise, car il est fréquent, pour le bon fonctionnement de sa société, d'avoir accès à certaines informations.
Quelle est la durée de conservation légale des documents ?
Chaque texte de loi fixe des durées d'archivage qui peuvent varier de 1 à 30 ans selon la nature et l'importance des actes concernés. Tour d'horizon :
Documents comptables
En matière de comptabilité, le délai légal de conservation des livres, registres et pièces comptables (livre-journal, grand livre, livre d'inventaire, bilan, compte de résultat, annexe...), ainsi que toutes les pièces comptables justificatives, est de 10 ans après la clôture de l'exercice.
Documents fiscaux
La durée de conservation est de 6 ans à partir de la dernière opération ou à partir de la date à laquelle le document a été établi. Il s'agit de toutes les pièces contrôlables par l'administration fiscale, comme les documents concernant : l'impôt sur le revenu (IR), l'impôt sur les sociétés (IS), les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC) ou les bénéfices agricoles (BA), mais aussi les impôts locaux (taxe foncière), la Cotisation foncière des entreprises (CFE), la Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) , sans oublier la TVA.
Documents de ressources humaines
Les bulletins de paie doivent être conservés 5 ans, tout comme les contrats de travail, les documents ayant trait aux salaires, primes, régime de retraite, ou encore le registre unique du personnel (5 ans après le départ du salarié).
Documents commerciaux
Un contrat commercial doit être conservé au moins 5 ans, mais le délai est porté à 10 ans s'il s'agit d'un contrat de plus de 120€ conclu par voie électronique.
Les bons de commande ou bons de livraison, ainsi que tout élément d'une correspondance commerciale, sont à archiver pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable.
D'autres délais de conservation sont à connaître : documents de transport de marchandises (5 ans), déclarations en douane (3 ans), garantie pour les biens ou services au consommateur (2 ans).
Documents sociaux
La plupart des documents sociaux doivent être accessibles pendant 5 ans. C'est le cas notamment des statuts d'une société commerciale. En revanche, les convocations, feuilles de présence, pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d'administration, sont à archiver 3 ans minimum.
Documents juridiques
Le délai de conservation des documents relatifs à la propriété intellectuelle (dépôts de brevet, de marque, de dessin ou de modèle) est de 5 ans à compter de la fin de la protection. Le dossier d'un avocat doit également être conservé 5 ans à partir de la fin du mandat.
Enfin, une police ou un contrat d'assurance doit être archivé jusqu'à 2 ans après sa résiliation.
Documents immobiliers
Un contrat d'acquisition ou de cession d'un bien immobilier ou foncier doit être conservé pendant 30 ans.
Le délai de conservation pour un contrat de location (contrat de bail commercial) après la fin du bail est de 5 ans.
Documents bancaires
Les talons de chèque ou relevés bancaires sont à conserver 5 ans.
Les sanctions en cas de non-conservation de vos documents
Il n'existe pas de sanction unique en cas de non-conservation de documents d'entreprise, des peines ont été prévues selon les circonstances et le type de documents. Par exemple :
- En matière fiscale, vous encourrez une amende de 10 000 € « en cas d'absence de tenue (des) documents ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits », comme le précise l'article 1734 du Code général des impôts.
- En matière commerciale, c'est une amende de 9 000 € qui est prévue si vous n'êtes pas capable de fournir les documents comptables annuels, selon l’article L. 241-4 du Code de commerce.
- À noter enfin qu'en cas de contrôle de l'Urssaf, vous vous exposez à un redressement si vous ne pouvez présenter des justificatifs, notamment liés aux notes de frais.
Qu'en est-il de la dématérialisation des documents d'entreprise ?
Depuis plusieurs années, les autorités ont favorisé le développement de la dématérialisation, à travers le principe d'archivage à valeur probante. C'est la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 qui a permis de franchir le pas vers la reconnaissance légale des archives numériques. Celles-ci sont reconnues conformes « sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité », indique le texte.
Par la suite, d'autres textes législatifs ont précisé les modalités de la numérisation. Citons l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales, créé par l’arrêté du 22 mars 2017, qui permet aux entreprises de pouvoir présenter des justificatifs numérisés aux agents du fisc lors de contrôles fiscaux.
Vous l'avez compris, on ne numérise pas à la légère ! Pour qu'un document dématérialisé soit reconnu valable, il doit répondre à plusieurs conditions, notamment :
- être la copie conforme de l'original en image et en contenu
- être au format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3), assorti au choix d'un cachet serveur conforme, d'une empreinte numérique, d’une signature électronique conforme ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List -TSL).
- être horodaté...
Que faire des documents d'entreprise à jeter ?
Entre les documents que vous n'êtes plus tenus de conserver et ceux que vous devez légalement détruire après un certain délai, une opération de désarchivage s'impose. Mais là encore, prudence : une grande majorité des documents mentionnés dans cet article contiennent des informations sensibles sur votre entreprise, ou encore des données personnelles sur vos employés, clients ou prospects.
Pour éviter toute fuite de données confidentielles, la loi vous oblige donc à procéder à une destruction de documents confidentiels. Et c'est là qu'une entreprise spécialisée comme RECYGO vous aide à vous libérer de vos vieux documents tout en respectant les obligations légales en vigueur... et en recyclant ! Avec les solutions RECYGO, il n'a jamais été aussi simple de concilier protection des données et recyclage des papiers.
