Débarrassez-vous de vos archives et déchets d'équipements électriques et électroniques

Débarras d'archives : concilier gain de place, recyclage responsable et sécurité

Combien de temps doit-on conserver ses archives ?

Pour faciliter les contrôles administratifs, la loi oblige les entreprises à archiver les documents produits ou reçus dans le cadre de leurs activités. Les délais de conservation des archives administratives et professionnelles varient de 1 à 30 ans selon la nature des documents, leur importance, mais aussi les textes de loi qui les encadrent.

Quelques exemples de durées légales de conservation des archives d'entreprise.

Documents civils et commerciaux 

Contrat commercial : 5 ans

Document bancaire : 5 ans

Document relatif à la propriété intellectuelle : 5 ans à partir de la fin de la protection

Contrat d'acquisition ou de cession d'un bien immobilier ou foncier : 30 ans

Documents fiscaux 

TVA, impôt sur les sociétés, BIC, BNC, etc. : 6 ans

Gestion du personnel 

Comptabilisation des horaires des salariés : 1 an

Bulletin de paie : 5 ans

Contrat de travail : 5 ans

Déclaration d'accident du travail auprès de l'Assurance maladie : 5 ans
Source : Service-public.fr

Pourquoi exiger la destruction de vos archives confidentielles ?

Face au risque élevé de détenir illégalement des données à caractère personnel ou confidentiel, il est impératif de mettre en place des opérations de désarchivage régulières.

Elles sont indispensables pour lutter contre :

• la fuite ou le vol de données
• l'usurpation d'identité
• l'atteinte à la vie privée
• l'espionnage économique ou industriel

Attention ! Un désarchivage de ce type demeure un acte sensible. Il implique de manipuler et transporter – et donc d'exposer – des documents contenant parfois des informations confidentielles. Pour ces raisons, il est vivement conseillé de confier cette tâche à un prestataire spécialisé.

Traçabilité et certificat de destruction : vos preuves de conformité au RGPD

Employé, client, fournisseur, prospect... Tout citoyen entré en contact un jour ou l'autre avec votre entreprise peut invoquer le droit à l'oubli. A vous de lui apporter la preuve que ses données personnelles ont bien été supprimées de vos archives et qu'elles n'ont fait l'objet d'aucune « fuite ».

Pour respecter la loi, garantir la traçabilité des données transitant par votre organisme est capital. Où ont-elles été stockées, sur quel support, quand ont-elles été déplacées, supprimées... Le RGPD a renforcé pour les entreprises l'obligation de maîtriser de bout en bout le circuit des données personnelles qu'elles récoltent, conservent et détruisent. Dans cette optique, le prestataire en charge du désarchivage doit vous remettre un certificat de destruction en bonne et due forme. Contenant toutes les informations essentielles pour retracer l'opération (type de documents pris en charge, volume, lieu et date de destruction...), il aura valeur de preuve.

Pourquoi faire appel à Recygo pour la destruction de vos archives ?

Face aux nouveaux défis que le RGPD pose aux entreprises et aux collectivités, Recygo a imaginé une solution de désarchivage confidentiel souple et sécurisée.

A l'aide de chariots roulants et de sacs pilons à sceller, nous vous livrons tous les outils nécessaires pour procéder en toute discrétion à la collecte de vos archives obsolètes sensibles. Les facteurs de La Poste se chargent de leur transport jusqu'au centre de tri spécialisé, où elles seront broyées dans des destructeurs de niveau P4, puis recyclées.

Recygo garantit une traçabilité de bout en bout, de la collecte au sein de vos locaux jusqu’à la destruction, un gage de confiance irremplaçable. Une fois l'opération conclue, vous n'avez plus qu'à télécharger le certificat de destruction sur votre espace client.

Vous prévoyez une opération de désarchivage de documents confidentiels ? Contactez-nous, nous avons une solution !

Evacuer mes déchets d'équipements électriques et électroniques (DEEE)

Très présents en entreprise, les déchets d'équipements électriques et électroniques (DEEE) sont riches en matières recyclables mais également, parfois, en substances dangereuses. La loi oblige les entreprises comme les particuliers à traiter ces déchets dangereux en les triant pour assurer leur valorisation, qu'il s'agisse de recyclage ou de réemploi.

Quels sont les équipements concernés ?

L'Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie (Ademe) définit l'équipement électrique et électronique (EEE) comme un « équipement fonctionnant grâce à un courant électrique ou à un champ électromagnétique, ou un équipement de production, de transfert ou de mesure de ces courants et champs, conçu pour être utilisé à une tension ne dépassant pas 1000 volts en courant alternatif et 1500 volts en courant continu. »

En entreprise, il s'agit majoritairement de matériel informatique (ordinateurs, claviers, souris, imprimantes...), d'écrans, téléphones, cartouches d'imprimante, néons et lampes, systèmes de climatisation, panneaux photovoltaïques, etc. Hors d'usage, ils deviennent des déchets d'équipements électriques et électroniques, les DEEE ou D3E.

Un chiffre : 750 667. C'est le nombre de tonnes de ces déchets collectées en France en 2017, selon le Registre DEEE. L’équivalent de plus de 13,6 millions de réfrigérateurs !

Si ces déchets font l'objet d'une telle attention et possèdent leur propre filière, c'est parce qu'ils regorgent de matériaux recyclables variés (plastiques, verre, céramique, métaux ferreux voire précieux tels que cuivre, or, argent...), mais aussi, parfois, de composants dangereux pour l'environnement et la santé (gaz, arsenic, mercure, PCB et retardateurs de flammes bromés, poudres luminescentes des écrans...). Pour toutes ces raisons, seuls des centres de tri et de recyclage spécialisés sont capables de les traiter.

Pour protéger l'environnement et la santé humaine, la réglementation européenne a mis les producteurs d'EEE face à leurs responsabilités. Selon le principe de responsabilité élargie des producteurs, ces derniers sont par conséquent tenus de confier leurs obligations en matière de déchets à des éco-organismes collectifs agréés dont ils assurent le financement.

Que dit la loi sur les déchets électroniques et électriques ?

L'Union européenne a strictement réglementé la mise sur le marché des EEE et la gestion des déchets qui en sont issus. Ce sont les directives 2002/95/CE (appelée aussi directive RoHS) et 2002/96/CE de 2003, révisées et enrichies en 2011 et 2012, qui ont fixé les devoirs des entreprises dans le domaine. Ces textes communautaires ont été transposés dans le droit français par le décret du 22 juillet 2005. C'est à cette date que la filière de collecte et valorisation des DEEE professionnels a vu le jour en France.

La réglementation impose l’écoconception des DEEE, leur collecte sélective, le traitement systématique de certains composants et des substances dangereuses, la réutilisation (ou réemploi), le recyclage et la valorisation. Depuis le 13 août 2005, l'emballage des EEE commercialisés doit également comporter la mention « norme EN 50419 », permettre l'identification du producteur et posséder le symbole « poubelle barrée ».

Jusqu'en 2014, plusieurs directives européennes transposées dans le droit français (notamment dans le Code de l'environnement), sont venues préciser et consolider la réglementation des déchets électroniques et électriques.

Ces textes ont notamment réduit à 7 le nombre de catégories de DEEE ménagers :

1. équipement d'échange thermique
2. écrans, moniteurs et équipements comprenant des écrans d'une surface supérieure à 100 cm²
3. lampes
4. gros équipements
5. petits équipements
6. petits équipements informatiques et de télécommunications
7. panneaux photovoltaïques

Les DEEE professionnels intègrent quant à eux depuis 2018 trois catégories supplémentaires : appareillages d’installation pour le réseau d'énergie électrique basse tension et le réseau de communication, équipements de production de stockage et de conversion d'énergie et cartouches d'impression professionnelles.

Comment faire la collecte et le tri des DEEE

Une fois les déchets d’appareils électroniques et électriques identifiés et rassemblés, une entreprise dispose de trois options :

• les déposer dans des points d'apport ou de collecte locaux agréés par un éco-organisme,
• les confier aux producteurs de ces équipements,
• faire appel à une entreprise spécialisée dans la collecte et le traitement des DEEE et agissant pour le compte d'un éco-organisme agréé.

Pourquoi faire appel à Recygo afin d'évacuer vos DEEE ?

Spécialisée dans la collecte des déchets de bureau, Recygo est une entreprise reconnue et engagée en faveur de l'économie circulaire. Elle est également agréée pour le ramassage des DEEE d'entreprise.

Pour vos anciens équipements électroniques, nous mettons à votre disposition des bacs de tri adaptés et faciles d'utilisation. Une fois pleins, nous nous chargeons de les ramasser et de les convoyer jusqu'à un centre de tri spécialisé près de chez vous, où ils seront valorisés.

Vous cherchez à mettre en place une collecte régulière et efficace de vos DEEE d'entreprise ? Demandez-nous conseil, nous avons à coup sûr une solution pour vous !